Важно и срочно таблица: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Содержание

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;

Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;

Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;

Важная задача – та, которая влияет на будущее;

Срочность приоритетнее важности;

Бывают задачи не срочные и не важные;

Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра: подробное руководство

Матрица Эйзенхауэра — это метод расстановки приоритетов, в котором задачи оцениваются по двум критериям: важности и срочности. Для сортировки задач по этим критериям используется специальная таблица из четырех квадратов:

Дела из квадрата («Важно и срочно») считаются самыми приоритетными: их стараются выполнять в первую очередь. Дела из квадрата D выполняют в последнюю очередь или не делают совсем.

Вот пример уже заполненной матрицы:

Кто придумал матрицу — точно не известно. Свое название она получила в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра. Однажды, выступая на ассамблее церквей в штате Иллинойс, он сказал:

— У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными

Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей».

Для чего нужна матрица

Матрица Эйзенхауэра — это простой и в то же время очень мощный инструмент тайм-менеджмента, который помогает решать самые разные задачи. Вот лишь некоторые области ее применения:

1. Расстановка приоритетов

Главное предназначение матрицы Эйзенхауэра — быстрое определение приоритетности задач. Матрица помогает понять, в каком порядке их выполнять и сколько времени на них потратить.

Обычно приоритет задач в матрице выглядит так:

Важный нюанс: квадраты B и C отличаются не порядком выполнения, а бюджетом времени. Мы стараемся потратить как можно больше времени на важные дела из квадрата B, и как можно меньше — на второстепенные дела из квадрата C.

2. Планирование дел

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как «продвинутый» вариант обычного списка дел. В таком списке сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные.

«Матричный список» подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. Кроме того, с его помощью можно быстро упорядочить задачи для отдельных крупных проектов, вроде ремонта на даче или создания сайта.

3. Делегирование

Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какие задачи можно делегировать подчиненным, а какие не стоит. Для этого нужно составить список своих текущих занятий и распределить их по матрице.

В первую очередь делегируем задачи из квадратов C и D — это второстепенные дела, которые только отнимают у руководителя время. Задачи из квадрата B следует делегировать выборочно и с осторожностью. Дела из квадрата, А передавать подчиненным крайне нежелательно.

Это «упражнение» полезно периодически повторять. Если чувствуем, что нагрузка увеличилась, снова составляем матрицу и анализируем текущие задачи.

4. Диагностика продуктивности

Еще один вариант использования матрицы Эйзенхауэра — анализ уже выполненных задач. С его помощью можно выявить проблемы в своем тайм-менеджменте, над которыми не мешало бы поработать.

Чтобы провести такой анализ, составляем список завершенных задач за истекший период (например, за неделю) и распределяем их по матрице. После этого подсчитываем, на какой квадрат ушло больше всего времени.

Возможны четыре варианта:

Каждый из этих рисунков указывает на конкретные проблемы с продуктивностью:

1. «Авральная матрица». Человек с такой матрицей живет в состоянии перманентного аврала. Обычно это происходит из-за системных ошибок в планировании. Например: переоценка своих возможностей, неправильное распределение усилий, неумение делегировать.

2. «Матрица стратега». Такой рисунок в целом считается хорошим, поскольку человек явно сосредоточен на своих целях. Однако у «стратегов» часто накапливаются долги в квадрате «Срочно, но не важно». Нужно убедиться, что этого не происходит.

3. «Матрица суеты». В планах преобладают рутинные задачи, не связанные с главными целями. Формально человек завален работой, но в его жизни от этого ничего не меняется.

4. «Матрица гедониста». В планах преобладают приятные, но малозначительные задачи, которыми человек занимается в ущерб важным делам. Рисунок указывает на проблемы с самодисциплиной.

Такую диагностику полезно проводить с интервалом в 2−3 месяца. Когда мы хорошо знаем свои слабые места, нам легче их исправить.

Как заполнять матрицу

Чтобы заполнить матрицу Эйзенхауэра, нужно правильно определить важность и срочность каждой задачи.

Люди часто оценивают эти параметры «на глазок», опираясь исключительно на интуицию. Хочется выполнить задачу? Значит, она важная и срочная. В результате в квадрат, А у них попадают задачи «купить сахар», «заправить машину» и «написать комментарий к статье».

Однако давайте посмотрим, что означают понятия «важность» и «срочность» с точки зрения тайм-менеджмента.

Как определить важность задачи

Важными называют задачи, которые направлены на достижение главных целей или имеют отношение к главным жизненным ценностям. Если задача не соответствует этим критериям, она не считается важной.

Предположим, главная цель человека — создать успешный бизнес. Также у него есть две значимых ценности: здоровье и семья. Вот как будет выглядеть оценка задач в его случае:

Иногда требуется составить матрицу Эйзенхауэра для какого-то одного проекта, например, для генеральной уборки. Здесь все задачи будут иметь отношение к главной цели («благополучно завершить проект»). В этом случае важность задач лучше оценивать по степени их влияния на результат. Например:

Алгоритм сортировки следующий: составляем перечень задач по проекту, упорядочиваем их по степени влияния и делим получившийся список примерно пополам.

Как определить срочность задачи

Срочными называют задачи, которые нежелательно откладывать. Если мы их откладываем, то навлекаем на себя неприятности или теряем возможность эти дела выполнить.

Сортировка по срочности выглядит так:

Срочность — понятие относительное. Ее нельзя оценивать механически: всегда нужно учитывать текущий контекст. Например, задача «сходить в магазин» не срочная, если дома большой запас продуктов, и очень срочная, если обед не из чего готовить.

Как сортировать задачи

Перед тем как заполнять матрицу Эйзенхауэра, нужно предварительно составить список дел. Список может быть каким угодно: на день, на неделю, на месяц. Также можно составить список задач для отдельного проекта или для какой-то одной жизненной сферы.

Предположим, мы решили перенести в матрицу задачи из списка на день.

К каждой задаче задаем два вопроса:

Это важно? Это имеет отношение к моим целям или ценностям?
Это срочно? Можно ли это отложить?

Вот как распределятся дела из первоначального списка:

Такая сортировка не занимает много времени. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.

Значение квадратов

Квадраты матрицы Эйзенхауэра — это не просто случайные скопления задач. Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода. Рассмотрим их более подробно.

Квадрат «Важно и срочно»

Его часто называют «квадратом кризисов» и «квадратом авралов». Сюда попадают срочные дела, от которых напрямую зависит наше благополучие. Это различные «судьбоносные» задачи и встречи, а также проблемы, связанные с главными ценностями (здоровьем, семьей, безопасностью).

Здесь же обитают просроченные задачи из других квадратов. Например, если человек забыл оплатить хостинг (типичная задача C), ему придется восстанавливать сайт в авральном режиме.

Квадрат А имеет самый высокий приоритет, но считается скорее плохим. Да, сюда попадают и благоприятные возможности, которые нельзя упускать. Но чаще здесь «живут» неприятности, вроде горящих дедлайнов и срочных визитов к стоматологу.

Как поступать:
Задачи из квадрата «Важно и срочно» выполняют в первую очередь и как можно скорее. Их нельзя ни откладывать, ни делегировать — это рискованно.

В идеале в группу А должны попадать только благоприятные возможности. Желательно держать этот квадрат пустым, а все важные дела выполнять в рамках следующего квадрата.

Квадрат «Важно, но не срочно»

Этот квадрат называют «стратегическим», поскольку он напрямую связан с постановкой и достижением целей. Сюда попадают задачи по саморазвитию и повседневная работа над важными проектами.

Квадрат B оказывает наибольшее влияние на нашу жизнь. Обычно мы достигаем целей не за счет авралов из квадрата А, а за счет планомерной и регулярной работы.

Как поступать:
Дела из квадрата «Важно, но не срочно» планируют и встраивают в свой ежедневный распорядок. Откладывать их нежелательно: без этих задач жизнь превращается в бесконечное топтание на одном месте. В идеале на этот квадрат должно уходить больше всего времени.

Квадрат «Срочно, но не важно»

Его называют «квадратом суеты, помех и иллюзий». Сюда попадают срочные дела, которые не имеют отношения к главным целям человека. Увы, но это обычно самая многочисленная группа задач в нашем списке дел.

Квадрат считается самым сложным и вредным. Эти задачи отнимают много времени, но фактически ни на что не влияют. Можно сколько угодно мыть посуду и менять перегоревшие лампочки, но жизнь от этого не улучшится.

Как поступать:
Любой ценой сокращать время на выполнение этих задач. Дела из квадрата «Срочно, но не важно» следует делегировать, автоматизировать, выполнять реже, а в некоторых случаях не выполнять совсем.

Квадрат «Не важно и не срочно»

Некоторые называют этот квадрат «мусорной корзиной». В него попадают малозначительные дела, которые «не горят» и никак не влияют на нашу жизнь. Обычно это различные спонтанные желания и задачи, которые планируют без особой цели.

Задачи в квадрате D самые легкие и приятные, поэтому люди охотно их выполняют во время «приступов прокрастинации». Преобладание таких задач в рабочее время обычно свидетельствует о проблемах с самодисциплиной.

Как поступать:
Задачи из квадрата «Не важно и не срочно» выполняют по остаточному принципу (после завершения основной работы) или не делают совсем.

Правило 4D

Чтобы быстро запомнить стратегию для каждого квадрата, Стивен Кови предлагает использовать мнемоническое правило 4D:

Здесь каждому квадрату матрицы Эйзенхауэра соответствует английское слово, которое начинается на букву D:

Do — делай. Выполняем сразу.
Decide — решай. Обдумываем и планируем.
Delegate — делегируй. Передаем эти задачи подчиненным или сокращаем время на их выполнение.
Delete — удаляй. Вычеркиваем эти дела из списка.

Для запоминания можно использовать и русский аналог — правило 4С (Сразу, Систематически, Сотрудникам и Стереть).

Как пользоваться матрицей: четыре способа

Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке. На самом деле, матрица Эйзенхауэра — это не диктатор, а скорее советчик. Как воспользоваться его советами, мы решаем сами исходя из своих потребностей.

Рассмотрим четыре основных способа работы с уже заполненной матрицей.

1. По срочности

Выполняем задачи в порядке их срочности (ACBD). Этот способ помогает не «тонуть в делах» и вовремя выполнять все задачи. Он полезен в тех случаях, когда мы испытываем панику из-за большого количества дел и не знаем, за что хвататься.

Недостаток: на важные задачи из квадрата B часто не остается ни времени, ни сил.

2. По важности

Выполняем задачи в порядке их важности (ABCD). Такой подход часто пропагандируют в популярной литературе по тайм-менеджменту. И это логично: мы не тратим энергию на мелочи, а сразу занимаемся главными делами.

Недостаток: под удар попадают задачи из квадрата C. Мы не успеваем оплачивать счета, поддерживать порядок, делать покупки. Если нет возможности делегировать эти задачи, могут возникнуть проблемы.

3. Фиксация целей

Жестко планируем время на квадрат B, а остальные задачи выполняем «в окнах» между этими блоками. Этот способ помогает непрерывно двигаться к цели, не отвлекаясь на помехи.

Недостаток: такой план легко срывается из-за особо срочных задач из квадратов А и C.

4. По обстоятельствам

Выполняем задачи исходя из обстоятельств и текущего контекста. Например, если ситуация требует немедленного реагирования, выполняем задачи в порядке их срочности. Если спешить некуда, спокойно занимаемся делами из квадрата B. Это отличный вариант, если мы способны рационально оценить каждую ситуацию.

Недостаток: человек подвержен эмоциям и когнитивным искажениям. Может получиться так, что важные дела будут постоянно откладываться ради более срочных или приятных занятий.

Где создать матрицу. Обзор инструментов

Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. Рассмотрим некоторые популярные варианты.

Бумага
Самый простой вариант — это взять лист бумаги и разделить его на четыре части. Подписывать квадраты не обязательно.
Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел. Ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере выполнения.
Специальный бланк
Скачиваем и распечатываем готовый шаблон матрицы Эйзенхауэра. Пользоваться такой матрицей зачастую приятнее, чем самодельной таблицей.
Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра формата А4 в альбомной или книжной ориентации
Excel
Матрицу Эйзенхауэра можно создать с помощью Excel или любых других электронных таблиц. Для этого размечаем таблицу так, как показано на иллюстрации ниже.
Воспользоваться google-таблицей
Этот вариант подойдет скорее тем, кто проводит большую часть времени за компьютером. Впрочем, такую матрицу при желании тоже можно распечатать и носить с собой.
Приложения для планирования
В современных таск-менеджерах матрицу Эйзенхауэра можно реализовать сразу двумя способами.
Первый способ — это теги. Для каждого квадрата создаем отдельный тег и прикрепляем его к задачам из списка. Вот как это будет выглядеть в программе SingularityApp:
Чтобы в списке остались задачи только из одного квадрата, выбираем его на панели тегов
Второй способ — это настроить приоритетность задач. Идея в том, чтобы каждому квадрату матрицы соответствовал свой приоритет. Например, в Сингулярити можно сделать так:
- Квадрат А: закрепляем эти задачи, чтобы они находились в начале списка (горячие клавиши Ctrl + 0).
- Квадрат B: устанавливаем высокий приоритет (Ctrl + 1).
- Квадрат C: устанавливаем средний приоритет (Ctrl + 2).
- Квадрат D: устанавливаем низкий приоритет (Ctrl + 3).
В результате получится следующий список:
Чтобы упорядочить список, включаем сортировку задач «По приоритету»
Ведение матрицы в планировщиках — это, наверное, самый актуальный в наши дни вариант. Такие программы можно установить на смартфон, и матрица всегда будет под рукой.

Преимущества и недостатки метода

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный, но отнюдь не идеальный инструмент расстановки приоритетов. Как и у других методов тайм-менеджмента, у матрицы есть свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

Универсальность
Матрица подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. С ее помощью можно упорядочить дела для отдельного проекта или жизненной сферы. Пользоваться матрицей в равной степени могут и бизнесмены, и школьники.
Простота
В матрице Эйзенхауэра нет ничего принципиально сложного. Ее можно быстро освоить, а на ее заполнение обычно уходит не больше пары минут.

Недостатки:

Субъективность
Люди часто сортируют задачи интуитивно, не опираясь на объективные критерии. Это, в свою очередь, приводит к серьезным просчетам в планировании. Например, срочными у них становятся задачи, которые можно без проблем отложить, а важными — задачи, которые никак не влияют на их жизнь.
Приоритизация без учета контекста
Важность и срочность не являются универсальными критериями приоритетности. Зачастую полезнее ориентироваться на другие критерии: ожидаемые затраты, ожидаемую эффективность или время выполнения задач.

Важно помнить об этих проблемах и не использовать матрицу механически. Кроме того, в тайм-менеджменте есть и другие способы расстановки приоритетов: метод АБВГД, АБВ-анализ, принцип Парето и т. д. В некоторых ситуациях эти техники могут оказаться более удобными, чем матрица Эйзенхауэра.

Методики планирования

#продуктивность

#списки_дел

Понравилась статья?

Совместный мозговой штурм и групповое принятие решений

GroupMap — онлайн-инструмент мозгового штурма в режиме реального времени для

встречи
семинары
конференции
аудитории
мероприятия

1 Создайте свою деятельность

2 Пригласите участников

3 Захват ответов

4 Просмотр результатов в режиме реального времени

Планируйте, проводите мозговой штурм, обсуждайте и решайте!

Вы, вероятно, сталкивались с обычными проблемами группового принятия решений на встречах, семинарах или в классах. Люди доминируют в разговоре, тихие люди никогда не слышат, и, конечно же, все эти заметки, которые вы должны написать. GroupMap сначала фиксирует индивидуальное мышление, а затем раскрывает групповую точку зрения, и все это в режиме реального времени.

Простые в использовании шаблоны

GroupMap предлагает более 80 шаблонов мозгового штурма для быстрого и эффективного планирования, обсуждений, семинаров и мероприятий! Создайте свою деятельность на основе одного из наших готовых к использованию шаблонов или с легкостью создайте собственный. От стратегии и дизайн-мышления до Agile-ретроспектив и общего мозгового штурма, GroupMap означает, что вы можете планировать встречи, соответствующие потребностям вашей команды. Наши шаблоны включают Agile-ретроспективы, SWOT-анализ, матрицу срочного импорта, карты восприятия, анализ заинтересованных сторон, оценку рисков, интеллект-карты, шаблон бизнес-модели и многое другое…

Анализ SWOT

Групповое интеллект-картирование

КВЛАК

Agile-ретроспектива

За и против

4 лата

Матрица Ансоффа

Анализ черт характера

Шаблон журнала RAID

Настройте свой рабочий процесс

Затем вы можете настроить и организовать их по своему усмотрению. Мы предоставляем вам базовые строительные блоки для вашей встречи — мозговой штурм, группа, позиция, голосование, оценка, оценка, нравится/не нравится, действие и опрос.

Опрос согласияМозговой штурм
GroupRateVote
ПозицияДействиеРезультаты

Способствуйте эффективному обсуждению

GroupMap предлагает простые в использовании инструменты и функции для поощрения увлекательных бесед для всех участников. Безопасно пригласите от 2 до 2000 человек, независимо от того, находятся ли они в одной комнате или по всему миру. Установите таймер, приведите всех к одному и тому же шагу, используйте анонимность для продвижения открытости и сбора комментариев, следя за прогрессом людей. Вы даже можете опросить или опросить людей. Это лишь некоторые из полезных инструментов, которые помогут вам каждый раз создавать увлекательные разговоры.

Индивидуальное рабочее пространство
Создавайте занятия по своему усмотрению

Блокировка/разблокировка
Контролируйте время и продолжительность ваших сеансов обратной связи

Стиль мозгового штурма
Сбор ответов в группах или индивидуально

Анонимность
Выберите уровни конфиденциальности на основе настроек анонимности «Выкл. », «Частичная» или «Полная» 9001 9

Чат
Используйте чаты в режиме реального времени для удобного общения

Таймер
Следите за временем, используя функцию таймера

Опрос
Получайте отзывы в одном месте, используя функцию опроса и голосования

Перемещайте участников
Создавайте секционные сессии для небольших групп мозгового штурма

Откройте для себя лучшие идеи

GroupMap предоставляет вам простые, но эффективные инструменты для независимого голосования, оценки, оценки, лайков, антипатий и сортировки идей, чтобы избавиться от предубеждений и эгоизма. Вместе решите, какие идеи и действия следует предпринять. Настройте инструменты группового принятия решений, необходимые для расстановки приоритетов, принятия решений и принятия мер.

Поделитесь результатами

Больше никакой ручной сортировки! Загрузите результаты одним щелчком мыши в виде отчета в формате PDF, CSV или XLS, чтобы сэкономить время и нервы.
Наши отчеты предоставляют вам доказательства и прозрачность процесса принятия решений вашей группой.

Безопасный и конфиденциальный

Каждая группа, пользующаяся нашим сервисом, доверяет нам сохранение своих данных в безопасности и конфиденциальности.
GroupMap был разработан и работает с высочайшим уровнем безопасности для защиты ваших данных и конфиденциальности. Защита паролем, безопасная платформа, платежи, инфраструктура и хостинг, резервные копии — это данность с нами.

Enterprise ready

Единый вход через SAML (например, GSuite, OneLogin, OKTA, Azure Active Directory). Выберите между размещением вашей учетной записи GroupMap и данными в США или ЕС. Корпоративный брендинг и корпоративные шаблоны, а также поддержка консьержа и обучение.

Встроенная защита и шифрование

Ваши данные защищены 256-битным шифрованием SSL при передаче по сети, шифрованием AES256 при хранении. Мы используем сертифицированную SOC2 инфраструктуру, чтобы вы были уверены, что информация, которой вы делитесь в своей GroupMap, всегда в безопасности. Узнать больше

Высокая доступность

Проводите встречи, семинары, мозговые штурмы и все другие онлайн-мероприятия с помощью GroupMap в любое время и в любое время с SLA на уровне 99,9 %. Вы также можете просмотреть нашу панель состояния для всех уведомлений в реальном времени и запланированного обслуживания. Просмотрите нашу панель состояния

Анкеты безопасности и DPA

Анкеты безопасности и DPA доступны для всех корпоративных клиентов. Соглашения об обработке данных (DPA) — это юридически обязывающий документ между процессором и контроллером, который следует правилам, изложенным в GDPR, — они также доступны для корпоративных клиентов.

Соответствие GDPR

Мы внедрили политики и процессы для обеспечения выполнения наших обязательств по обработке данных в соответствии с GDPR. Мы собираем и храним данные только для использования службы, чтобы обеспечить выполнение наших обязательств в соответствии с общими правилами обработки данных. Узнать больше

Enterprise ready

Встроенная безопасность и шифрование

Ваши данные защищены 256-битным шифрованием SSL по сети, шифрованием AES256 при хранении. Мы используем сертифицированную SOC2 инфраструктуру, чтобы вы были уверены, что информация, которой вы делитесь в своей GroupMap, всегда в безопасности. Узнать больше

Высокая доступность

Проводите встречи, семинары, мозговые штурмы и все другие онлайн-мероприятия с помощью GroupMap по мере необходимости с 99,9% времени безотказной работы SLA. Вы также можете просмотреть нашу панель состояния для всех уведомлений в реальном времени и запланированного обслуживания. Просмотрите нашу панель статуса

Анкеты безопасности и DPA

Соответствие GDPR

Что говорят люди

GroupMap… Мощная совместная работа и мозговой штурм по всему миру

Простота использования и возможность использовать [GroupMap] асинхронно в течение более длительного периода времени, чтобы люди могли вносить свой вклад во время телеконференции или через неделю, если они не смогут это сделать – преимущества, которые мы все оценили от использования GroupMap для нашего мозгового штурма в режиме онлайн.

Jan GeisslerPatvocates

Лучший отзыв, который я услышал, был от группы из 35 консультантов, которые в конечном итоге использовали GroupMap Open Space вместо личной встречи во время пандемии COVID-19. У них были сомнения, что виртуальный открытый космос сработает. В конце концов, они добились лучших и больших результатов, чем в любой предыдущей физической встрече.

Томас КрекерКонсалтинг TFK

GroupMap буквально спас наше глобальное виртуальное мероприятие для руководителей. Без этого инструмента мы не смогли бы организовать нашу мастерскую и добиться таких результатов.

David ClarkeTelescope Adviser

Другие инструменты не обеспечивают такого же уровня взаимодействия, как GroupMap. Он имеет четкий и лаконичный процесс, от мозгового штурма до оценки мнений и идей и, наконец, результатов. Это чрезвычайно полезно для моих групп.
Этот тип взаимодействия не был воспроизведен ни одним из других инструментов, которые я использовал.

Д-р Захар Малейцкий Глобальная инициатива «Гармония воды»

Поскольку GroupMap является более демократичным методом, более тихие и застенчивые участники могли вносить свой вклад так же свободно, как и все остальные… Теперь у нас есть возможность собраться вместе и поделиться идеями, начиная с Генеральный директор новому сотруднику…

Никки Клинтон и Рич ГленниLittle Diversified Architectural Consulting

Доступ к GroupMap на всех устройствах

Работает на компьютере, планшете или телефоне во всех современных веб-браузерах .

Chrome, Firefox, Safari, Edge и Internet Explorer 11. Ничего не нужно скачивать, просто начните прямо сейчас!

Готов улучшить свою группу
мозговой штурм и принятие решений?

Создайте свою первую карту и пригласите людей поделиться своими мыслями.
Бесплатная пробная версия дает вам доступ ко всем нашим функциям, кредитная карта не требуется.

Запланировать демонстрацию

Страны

0
+

Карты созданы

0
+

Идеи захвачены

Как управлять своими приоритетами с помощью матрицы «срочно-важно» | Лиз Хубер | Стартап

Ликвидировать. Делегат. Оптимизировать.

Опубликовано в

9 мин чтения

6 июля 2018 г.

Вы весь день прыгаете между встречами и срочными электронными письмами только для того, чтобы в 18:00 понять, что вы даже не начали тот важный проект, над которым должны были работать? Или готовы к завтрашней презентации? Или, наконец, подумать об эффективной стратегии снижения стоимости привлечения клиентов? Вам кажется, что время летит незаметно, а иногда вы даже не знаете, куда оно ушло? Или вы чувствуете, что постоянно работаете над чужими приоритетами вместо того, чтобы продвигать свои собственные цели?

Я был там. Это называется дилеммой «Срочное против важного» , и в течение многих лет она полностью мешала мне выполнять какую-либо эффективную работу. Пока не нашел Матрицу которая поменяла все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочное против важного» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.

Матрица «Срочное и важное» — это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз увеличить вашу эффективность. Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют ваши ежедневные действия по двум параметрам: уровень срочности и уровень важности.

Вот тип работы, типичный для каждого квадранта:

Квадрант I:

Насущные проблемы и кризисы, такие как спешка в сборе денег для вашего стартапа, чтобы заплатить вашим сотрудникам в конце месяца, иметь дело с крупным трахом в операционном отделе или пиар-шторм. Проекты с приближающимся крайним сроком, такие как своевременная подача магистерской диссертации, отправка заявки Y Combinator или отправка годовой отчетности.

Квадрант II:

Планирование вашей маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой по новому проекту и создание подробного плана проекта по запуску вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Выстраивание отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.

Квадрант III:

Коллеги перебивают вас неуместными вопросами или светской беседой. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны конкретно для вас.

Квадрант IV:

Напряженная работа без явного влияния на цели компании и/или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не своевременны и не актуальны конкретно для вас и/или необходимы для достижения ваших целей. Пожиратели времени, такие как социальные сети.

Чтобы повысить свою производительность, вам нужно не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы находитесь в данный момент. Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние лично на вас.

Чтобы оценить себя, взгляните на свою обычную неделю и оцените процент времени, который вы проводите в каждом квадранте:

Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, задокументируйте все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и виды деятельности в таблицу, подобную следующей, и в конце подсчитайте проценты, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов. В этом примере проценты будут: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.

Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько индикаторов для каждого квадранта:

Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
Квадрант II: Вы чувствуете, что находитесь на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и предотвращению. Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на высокодоходных проектах, новых возможностях, обучении и построении отношений.
Квадрант III: Большая часть вашего времени уходит на действия, которые требуют вашего немедленного внимания, но не обязательно связаны с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и разбираются с некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вам кажется, что вы постоянно имеете дело с проблемами, важными для других, но не связанными с вашими собственными приоритетами.
Квадрант IV: Вам часто кажется, что вы зря тратите время. Вы тратите много времени на занятую работу, не имеющую прямого отношения к вашим целям, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.

Самые эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «срочное-важное». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и высокодоходными проектами вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать кризисы и вести более уравновешенную, спокойную и целенаправленную жизнь.

Вот что нужно делать с занятиями в Квадранте I, III и IV, чтобы высвободить больше времени для занятий в Квадрате II:

Действия в Квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их вообще не следует выполнять. Вот как их устранить:

Устранение пожирателей времени:

Документирование того, как вы тратите свое время в течение всей недели (см. шаг 2), и отслеживание времени, проводимого на вашем мобильном устройстве, с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в выявление ваших личных пожирателей времени. Как только вы узнаете, какие у вас слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. д.), используйте следующие эффективные стратегии, чтобы справиться с ними:

Ограничьте использование социальных сетей определенным временем в день (например, время в пути, обеденный перерыв или 5-минутные перерывы)
Отключите уведомления на телефоне и компьютере
Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений телефон дома, когда проводишь время с близкими

Избавься от занятой работы:

Говоря словами Питера Друкера: Нет ничего более бесполезного, чем делать эффективно то, что делать вообще не следует.