Срочное важное несрочное неважное: как расставить приоритеты в работе? – Конструктор Успеха

Как найти время на важные несрочные дела — Личный опыт на vc.ru

Находим время на спорт, PR и выполнение новогодних обещаний.

9203
просмотров

Все, наверное, слышали про матрицу Эйзенхауэра — инструмент, который позволяет приоритезировать задачи. Согласно этой матрице, все задачи, которые нам предстоит выполнить, можно отнести в один из четырех квадрантов: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное и несрочное.

Матрица Эйзенхауэра​ Розалия Каневская

Об этом уже много написано в интернете и умных книжках, поэтому останавливаться на этом подробно не буду. Зато подробно остановлюсь на том, как же всё-таки делать те дела, которые попадают в этот проклятый квадрант «важное несрочное».

Зачем делать важные несрочные дела

Как правило, если с этим целенаправленно не работать, дела из этого квадранта в реальную жизнь не выбираются никогда.

Проблема в том, что туда попадают те вещи, которые делают нашу жизнь и наш бизнес лучше, дела, которые позволяют нам расти в качестве, в деньгах, в объемах.

За выполнение задач в этом квадранте вам, как правило, никто не заплатит денег здесь и сейчас (хоть и в долгосрочной перспективе выполнение этих задач увеличит доходы в разы).

В итоге между мелкими делами для клиентов, за которые вам заплатили деньги сейчас (или заплатят завтра), и между делами, которые сулят увеличение дохода в какой-то очень далекой перспективе, мы совершенно логично отдаем предпочтение первым. Но если не научиться работать с этими делами, можно до скончания веков топтаться на том месте, где вы стоите сейчас и не расти вообще никуда.

Именно в этот квадрант попадают задачи по освоению новых навыков и новых рынков, туда попадает планирование и оценка, туда попадает учеба и повышение квалификации, туда попадает спорт, туда попадает проработка идеи с новыми продуктами и проектами, туда попадают даже цветы для жены (несрочный, если речь не идет о дне рождения или годовщине, но, поверьте, очень важный знак внимания).

И причина, по которой я пишу этот текст, — именно в этот проклятый квадрант попадает то, чем я занимаюсь, PR.

В чем проблема? Клиенты приходят к пиарщику или агентству, согласовывают стратегию, отдают деньги и ждут, когда пиарщики как-нибудь сами разберутся и дальше вся магия начнет случаться сама собой.

Как бы ни был хорош пиарщик, которого вы наняли, мэджика без вашего участия не произойдет: PR — это задача, которую вы должны делать с пиарщиком вместе. А если вы всё делаете сами, то тем более.

Публикация в Facebook, ответ на комментарий журналиста, возможность интересно и быстро среагировать на горячую новость или тренд — всё это, к сожалению, попадает в категорию «важное несрочное», если у вас еще миллион дел по управлению и (увы!) операционке. А если вы не сможете найти время на PR, то PR-активность рано или поздно приведет к разочарованию.

Поэтому я и решила рассказать про свои лайфхаки, как не задвигать важные и несрочные дела в долгий ящик до бесконечности. Дисклеймер: всё это сугубо субъективно и, возможно, давно известно, но вдруг эти подходы помогут и вам.

Ответьте на вопрос «чтобы что»

Вы четко должны себе представлять конец пути: что будет по ту сторону реальности, если вы будете систематически заниматься этим важным и несрочным блоком дел.

Это может быть готовый проект, прирост в объемах бизнеса на N% (тут вообще лучше формулировать по SMART), сокращение времени работы с текущей операционкой на N часов в неделю или даже «хочу быть популярным, как вон тот парень» (но тут важно найти критерий, по которому вы сможете четко определить, что к успехам этого парня вы приблизились: упоминание по «Медиалогии», если речь идет о личном бренде).

Короче, вы четко должны видеть цель и понимать, для чего вы к ней движетесь.

Декомпозируйте сложные задачи

Это правило, которое применяют для исполнения новогодних обещаний, и оно отлично работает для этого блока задач. Если у вас есть конечная цель, просто представьте, что вам нужно сделать по отдельным шагам и выполняйте один шаг раз в несколько дней. Когда мне нужно было сделать личный сайт, только это позволило процессу сдвинуться с мертвой точки.

Кстати, с новогодними обещаниями отлично помогает любая канбан-доска. Я пользуюсь Trello. Каждая задача — отдельная карточка.

Пока задача не в работе, она покоится в своем тематическом блоке (например, «Здоровье») и помечена специальной тематической цветовой меткой. Когда я готова взять задачу в работу, я перетаскиваю карточку с задачей в столбик с текущим кварталом.

Если задача большая и требует нескольких действий, я составляю чек-лист и сама пишу себе в комментариях пометки по этой задаче. Например, я поставила себе в прошлом году задачу съездить минимум на два концерта: в комментариях к карточке я собирала ссылки на интересные мне концерты и локации.

Составьте календарь

Перефразируя знаменитое изречение «better sometimes than never». Неважно, идет ли речь о регулярных занятиях спортом или, например, регулярном мониторинге и подготовке ответов на запросы журналистов, важна регулярность и предсказуемость — тогда это проще контролировать.

Если вы точно знаете, что во вторник в 9:00 вы час посвящаете разбору запросов на комментарии, это время вы у себя «забили» и с большей вероятностью будете это делать.

Кстати, задачу тыкать в пиарщика палочкой и спрашивать «ну чего, как там дела» лучше тоже занести в календарь, потому что пиарщик может утонуть в процессе (поверьте, PR-процессы очень энергоёмкие и требуют большой фокусировки) и забыть вам отрапортовать что-то важное или дать промежуточный отчет.

Делать это, конечно, лучше чаще, чем раз в неделю, хотя это во многом зависит от объема работ и задач, которые вы поставили пиарщику.

Делегируйте кому-нибудь всё, что срочно и неважно

Временной ресурс (как и любой другой) ограничен, а это значит, что чтобы выделить время на важное и несрочное, нужно найти время где-то ещё.

Нет ничего постыдного в том, чтобы тратить своё время на то, что важно и срочно — большая часть менеджеров и предпринимателей так проводит большую часть дня (ну, может быть, за исключением пары тренеров по тайм-менеджменту, но и то я в этом сильно сомневаюсь). Залезать в этот квадрант пока не будем.

Хотя я бы всё-таки провела аудит того, где чаще всего случаются «пожары», и подумала над их профилактикой, но об этом в другой раз. Но, сюрприз-сюрприз, аудит и профилактика — тоже задача второго квадранта.

А вот откуда точно стоит отщипнуть время на важные несрочные дела — это у неважных срочных дел, которые, как правило, довольно просты и не требуют вашего непосредственного участия.

Например, я в самом начале своего бизнеса сама занималась выставлением актов и счетов клиентам — сейчас с этим отлично справляется мой ассистент. С одной стороны, если ты вовремя не выставишь «закрывашки» и не проследишь за оплатой счетов, в следующем месяце рискуешь остаться без штанов, с другой — правда ли этим должен заниматься именно ты?

Поэтому подобные задачи лучше делегировать, и вот у вас уже нашлось около часа в день на стратегически важные вещи. Например, поработать с райтером над визионерской колонкой о перспективах вашего рынка.

Поработайте над тем, что заставляет лично вас прокрастинировать

Мы все прокрастинируем, давайте в этом признаемся. Возможно, когда мы смотрим на некоторых людей, это не сильно заметно: они ведь в постоянном поту, разгребают какие-то авгиевы конюшни дел. Да, вопрос только в том, что это за дела.

Прокрастинация — это не всегда лень и безделье, чаще всего мы заменяем важные вещи, которые надо сделать на неважные вещи. Конечно, нет лучше времени, чтобы расхламить гардероб и почистить компьютер, чем в день перед экзаменом, это многим из нас знакомо.

Чаще всего мы прокрастинируем как раз с задачами из важного несрочного квадранта. Потому что они кажутся большими и пугающими. И мы их заменяем на дела из всех остальных квадрантов, даже из неважного и несрочного, просто понаблюдайте за собой.

У каждого прокрастинатора свои причины прокрастинировать, свои страхи и свои проблемы с выполнением задач. Если от вашей прокрастинации страдают важные и несрочные дела, то лучше лицом к лицу встретиться с ними и понять, в чем же там проблема.

Возможно, цель выглядит очень большой (тогда нужно дробить на понятные мозгу задания), или цель неясна и вы не конкретизировали результат (тогда прописать результат), или у цели нет дедлайна (тогда определить срок «сдачи» задания себе), или, что хуже всего, цель навязанная, из разряда «все побежали, и я побежал». От такой цели волевым решением лучше отказаться.

В случае с привычками — часто бывает важно просто освободить пространство от препятствий. Например, я начала систематически пить витамины, когда поставила их на видное место на кухне. В итоге сейчас первое, что я вижу, заходя утром на кухню и наливая стакан воды, — витамины. Так гораздо лучше, чем когда витамины стоят в закрытом шкафу и утром нужно сделать какие-то усилия, чтобы их оттуда достать.

В любом случае именно в важных несрочных делах заложен потенциал роста, но он так и останется лишь потенциалом, если вы не засучите рукава и не начнете работать над задачами этого блока.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур

29 июля 2022 104 854

Большинство людей тратят время на решение чужих приоритетных задач. И каждый день они чувствуют себя истощенными, потому что не успевают разобраться с собственными проблемами. Время распределяется для всех поровну, но продуктивными оказываются лишь те, кто делает правильный выбор. 

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». 

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.    

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Компас

Подберите организации, которым подходит ваш товар или услуга. Исключите неплатежеспособных. Выгрузите базу в Excel или CRM.

Узнать больше

Компас

Подберите организации, которым подходит ваш товар или услуга. Исключите неплатежеспособных. Выгрузите базу в Excel или CRM.

Узнать больше

Избегайте «ловушки срочности» с помощью матрицы Эйзенхауэра

«Кто может точно определить для нас разницу между долгосрочной и краткосрочной перспективой! В особенности, когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять основное внимание неотложному настоящему, а не важному будущему».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, 1961 г., обращение в Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездный генерал времен Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков своего пребывания на посту президента Соединенных Штатов он руководил строительством системы автомагистралей между штатами, создал НАСА, подписал первый крупный закон о гражданских правах после окончания Гражданской войны, положил конец войне в Корее, приветствовал Аляску и Гавайи в союзе и сумел сохранить холодную войну с Россией холодной.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр становился самым уважаемым человеком года по версии Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэру удалось добиться такого количества достижений, которые оказали такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.
В 1954 речи Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Более 30 лет спустя в своем бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переформулировал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица тайм-менеджмента, Эйзенхауэра). Бокс, метод Эйзенхауэра и матрица «срочно-важно»). Эта структура для расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять траты времени в вашей жизни и создавать больше мысленного пространства для продвижения к вашим целям.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы…

• Обнаружите, что весь день бегаете и тушите пожары (образно говоря)

• Вы заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

• У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения

• Трудно делегировать полномочия и/или говорить «нет»

• Хотите стать президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать Срочное и Важное, как Матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к масштабным проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности, также известный как Почему мы плохо расставляем приоритеты

Как мы решаем, какой задаче уделить внимание в данный момент? Не очень хорошо, оказывается.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, было направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда сталкиваются с задачами срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекали срочные задачи, а не менее срочные9.0049, даже если менее срочное задание предлагает большую награду . Эта психологическая особенность, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо справляемся с задачами и тайм-менеджментом. Мы с большей вероятностью отдадим приоритет задачам с крайним сроком, а не задачам без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что люди, считающие себя занятыми, с большей вероятностью выбирали срочные задачи с меньшими выплатами, потому что они уже были зациклены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые заставляют вас сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено подумать о последствиях своего выбора во время выбора, они значительно чаще выбирали важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлечениям и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Здесь на помощь приходит матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — Срочное и Важное

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас максимально эффективным, а не только продуктивным. Это поможет вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочных/важных. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадают в один из этих четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи/проекты, которые необходимо выполнить немедленно

• Несрочные и неважные задачи/проекты для внесения в календарь

• Срочные и неважные задачи/проекты для делегирования кому-то другому

• Несрочные и неважные задачи/проекты для удаления

  4 3

  3

  В реальном мире разница между срочным/несрочным, важным/неважным намного более размыта, чем в экспериментальных условиях. Вот как это объясняет Стивен Кови:

  Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела сопровождаются явными последствиями невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но трата слишком большого количества времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к эмоциональному выгоранию.

  С другой стороны, важными делами являются те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют планирования и вдумчивых действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. То, что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

  Ниже подробно рассматривается каждый из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, чтобы помочь вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

  Квадрант 1: Срочные и важные

  Срочные и важные задачи требуют от вас быстрых действий. Эти элементы обычно имеют видимые сроки и последствия задержек с принятием мер. Чаще всего это либо вещи, наброшенные на вас извне, либо вещи, которые вы откладываете до наступления крайнего срока. В любом случае, они требуют реагирования в кризисном режиме.

  Например:

  • Покрытие проекта для больного коллеги

  • Автомобильные стоянки на шоссе

  • Протекают пружины раковины, и ваша кухня залита водой на два фута 9002

  • 90 с насущной проблемой

  • Вам назначен крайний срок в последнюю минуту

  Квадрант 1 задачи неизбежны. Даже если вы никогда не откладывали на потом (а это невозможно), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных или ограниченных в срок задачах, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

  Кови предупреждает, что слишком много времени, потраченное на задачи из квадранта 1, может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Если вы потратите весь день на тушение пожара, это быстро лишит вас энергии и страсти к работе, и вам будет легче погрузиться в бездумный эскапизм, характерный для четвертого квадранта. деятельность, которая поможет вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Тем не менее, эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

  Примеры:

  • Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

  • Регулярные работы по дому или ремонтные работы

  • Профессиональное общение и построение личных отношений с помощью обучения новым навыкам, исследования,

    1 своей области, посещая образовательные мероприятия

  • Упражнения и обычные медицинские услуги

  Кови говорит, что Квадрант 2 — это золотая середина личного тайм-менеджмента. Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в Q1), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и отдаете приоритет деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. В квадранте 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени свободны от отвлекающих факторов.

  Постоянно занимаясь Q2, вы уменьшаете количество неотложных проблем, возникающих в Q1. Жизнь в Q2 означает, что вы можете составить план завершения проектов и избежать возможных проблем. Например, если вы постоянно откладываете плановое техническое обслуживание автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваш автомобиль заглохнет.

  Управляете ли вы другими людьми?

  Копать глубже

  Управляете ли вы другими людьми? Узнайте, как вы можете помочь своей команде проводить больше времени в квадранте 2.

  Квадрант 3: Срочные и неважные

  Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как занятую работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

  Примеры:

  • Бесполезные перерывы со стороны коллег

  • Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда она отключается

  • Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях3

    024

  • Использование купонов или предложений с ограниченным сроком действия

  • Некоторые встречи

  Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности. Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы берете на себя задачи, которые на самом деле не имеют для вас смысла. Учитывая, что задачи Q3 срочные, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени, проведенное в этом квадрате, может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах Q3 может заставить вас чувствовать, что вы не достигаете своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

  Кови предлагает делегировать как можно больше задач Q3. Можете ли вы, чтобы кто-то еще сделал эти заметки о встрече? Можно ли заказать доставку продуктов вместо похода в магазин? Можете ли вы научить своих детей мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли в вашей жизни что-то, что вы можете автоматизировать?

  Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

  • Отключайте уведомления на телефоне и компьютере во время работы

  • Обсудите с другими, сколько времени вы можете потратить на данную задачу рабочая нагрузка с вашим начальником

  • Потренируйтесь говорить «нет»

  Копните глубже

  Чтобы получить дополнительные советы по выходу из Q3, узнайте, как победить занятость и уделять больше времени тому, что важно.

  Квадрант 4: Несрочные и неважные

  Несрочные и неважные задачи — это пустая трата времени, от которых следует безжалостно отказаться. Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но в конечном итоге могут занять много времени.

  Примеры:

  • Часы просмотра телевизора

  • Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

  • Избегание таких действий, как сортировка и систематизация электронной почты вместо ответа на нее

  • Чрезмерное количество покупок или просмотров в Интернете

  Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет у вас чувство неудовлетворенности.

  Не поймите меня неправильно, нам всем нужно свободное время. Сам Эйзенхауэр был известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до дня «Д» — и подвергался критике за свои многочисленные поездки в гольф во время пребывания в должности. Суть в том, что эта деятельность была балансом для многих стрессовых аспектов жизни политического лидера. Однако, если вы не делаете это намеренно, то, как вы проводите свободное время, может на самом деле истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

  Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Applied Psychology, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, сильно влияет на то, сколько энергии и позитива они проявят на следующий рабочий день. Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, занимались физическими упражнениями или занимались волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, подходили к рабочему дню более спокойно.

  Сотрудники, которые занимались отвлекающими действиями, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, слишком много смотрели телевизор, на следующий рабочий день вновь проявили позитивный настрой. Однако из-за постоянного использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались в течение недели. Другими словами, отвлечение в умеренных количествах было нормальным, но обычное отвлечение приводило к снижению общего удовлетворения от работы.

  Копнуть глубже

  Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не работают? Попробуйте эти идеи

  Как сбалансировать свои квадранты

  По словам Стивена Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Именно здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

  Чтобы оценить свое текущее положение в матрице, начните отслеживать свое время и задачи. Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по квадрантам, задав следующие вопросы:0003

  1. Было ли это срочно для меня?

  2. Было ли это важно для меня?

  Помните, что вы определяете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо еще.

  После того, как ваши задачи рассортированы по соответствующим квадрантам, проверьте, на что в настоящее время уходит ваше время. Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

  Если вы тратите много времени на Q1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

  • Следующий шаг: Составьте недельный или даже месячный план на основе ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо сработал ваш план, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших задач Q1 поступает из внешних источников, выработайте стратегию, как вы можете лучше спланировать и предвидеть их. Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим начальником о перераспределении чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

  Если вы тратите свое время на Q3, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:

  • Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги по тому, как вы будете ограничить эти задачи. Можете ли вы делегировать их? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач в один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «бесполезную работу»? Запланируйте время в своей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

  Если вы проводите время в Q4, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

  • Следующий шаг: Используйте отслеживание времени, чтобы определить самые большие потери времени и разработать стратегию как их избежать или ограничить. Разработайте план преодоления прокрастинации до того, как у вас возникнет соблазн прокрастинировать. Помните, иногда можно просто расслабиться, но деятельность в этом квадранте имеет убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

  Перемещая свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вам следует работать изо дня в день.

  Как внедрить Матрицу Эйзенхауэра в Todoist

  Вы можете использовать Todoist для разделения задач на четыре срочных/важных квадранта двумя разными способами: метками или уровнями приоритета. Оба метода описаны ниже.

  Использование ярлыков

  В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

  • @срочно

  • @важно

  Совет Todoist

  Вы можете изменить цвет метки и добавить смайлики, чтобы она выделялась в вашем списке.

  Получив два ярлыка, просмотрите свои задачи и присвойте каждой соответствующую метку:

  • Добавьте @срочно и @важно к задачам, которые необходимо выполнить немедленно и лично

  • Добавить @важный к задачам, которые имеют срок выполнения и выполняются лично

  • Добавляйте @срочно к задачам, которые можно делегировать или понижать до

  • Не добавляйте ярлыки к задачам, которые можно отбросить

  Вы можете быстро присвоить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи. Появится список ваших текущих меток для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

  Совет Todoist

  Если у вас много задач, вы можете быстро назначить ярлыки нескольким задачам одновременно.

  После того, как все ваши срочные и/или важные задачи будут помечены, создайте четыре новых фильтра для каждого квадранта:

  • Срочные и важные с запросом фильтра: @срочные и @важные

  • Важные и Несрочно с фильтрующим запросом: @важно и !@срочно

  • Срочно и неважно с фильтрующим запросом: @срочно и !@важно

  • Неважно и несрочно с запросом фильтра: !@important & !@urgent

  • И/или объединить их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@ Important, !@important и !@urgent

  Теперь вы сможете проверить каждый вид фильтра, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вы должны либо делегировать, либо выполнять в часы низкой энергии; и какие задачи вы должны просто удалить.

  Совет Todoist

  Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно и важно» и «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части меню навигации для быстрого доступа.

  Использование уровней приоритета

  Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

  • Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

  • Не срочно и важен = приоритет 2 (оранжевый)

  • Срочный и не важный = приоритет 3 (синий)

  • не ургент и не важно и не важен = Приоритет 4 (без цвета)

  Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав нужный уровень приоритета. Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

  Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету среди всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

  Ваши задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого списка дел на день в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи со сроком и временем выполнения будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

  Совет Todoist

  При использовании этого метода помните, что все, что не отмечено цветным флажком (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 & !#Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «показать мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

  Работа с каждым квадрантом

  После того, как вы настроили Todoist для работы с Методом Эйзенхауэра, вы можете начать оценивать свои задачи. Нажмите на новые фильтры матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадранту.

  Для Q1: Важное и Срочное, стр. 1:

  Для Q2: Важное и Несрочное, стр. 2:

  Для Q3: Неважное и Срочное, стр. 3:

  • 0 90 Удалить как можно больше задач 90 возможный. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

  Вопрос 4: Неважные и несрочные, стр. 4:

  • Удалить

  ---

  Когда вы сталкиваетесь с рядом задач, как вы решаете, какую из них решить в первую очередь? Выбираете ли вы задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому срочному пункту в вашем списке?

  Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

  Матрица Эйзенхауэра — Мужчины следующего уровня

  Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что важно. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

  Мы получаем комиссию, когда вы покупаете по партнерским ссылкам на этой странице .

  Что такое матрица Эйзенхауэра?

  «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

  Матрица Эйзенхауэра также известна как Матрица Срочно-Важно.

  Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты на то, что заслуживает вашего полного внимания.

  Этот метод также поможет вам справляться с неожиданными событиями, что приведет к лучшим результатам и реакции.

  Помогая вам отличить срочное от важного, вы станете более продуктивным.

  Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д. Эйзенхауэра.

  Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как сделать больше.

  Это также поможет вам достичь долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и строить границы, говоря «нет».

  Срочное и важное

  Фото предоставлено Unsplash

  Важно понимать разницу между срочным и важным.

  Срочное относится к чему-то, что требует немедленного внимания и часто незапланировано. Срочность заставляет вас реагировать, торопиться и защищаться.

  С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела требуют срочности, но это не слишком часто.

  Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

  Квадрант 1: Срочные и важные

  Срочные и важные задачи нужно выполнять мгновенно. В противном случае будут негативные последствия.

  Ниже приведены примеры срочных и важных:

  • Неожиданные проблемы с машиной или домом.
  • Последний срок или назначенный вам проект.
  • Насущные проблемы или жалобы клиентов.
  • Любой кризис.

  Задача, которая считается срочной и важной, часто возникает извне или является результатом вашего промедления.

  События в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать в себя то, что находится вне вашего контроля.

  Научитесь планировать и каждый день выделять время для неожиданных событий.

  Если вы тратите слишком много времени на срочные и важные дела, вы будете чувствовать себя перегруженным, напряженным, и это может привести к выгоранию.

  Квадрант 2: Несрочные и важные

  Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть дедлайна или, по крайней мере, неотложного.

  Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

  • Изучение новых навыков.
  • Личный уход и здоровье.
  • Долгосрочное и краткосрочное планирование.
  • Построение и поддержание отношений.
  • Образование и обучение.
  • Анализ и планирование ваших финансов.
  • Создание новых стратегий.

  Если что-то важное и не срочное, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

  Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

  Это гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекаясь и активно выполняя срочные и важные задачи.

  Квадрант 3: Срочные и неважные

  Срочные и неважные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

  Проблема с этим квадрантом в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

  Ниже приведены примеры срочных и неважных задач:

  • Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
  • Купоны и маркетинговая тактика.
  • Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
  • Проверка телефона каждый раз, когда вы получаете уведомление.
  • Некоторые встречи.

  Если что-то срочное и не очень важное, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую срочную задачу, и это не продвигает вас к вашим целям, вы тратите свое время впустую.

  Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

  Это вызовет стресс и сделает вас несчастным. Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

  Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

  Квадрант 4: Несрочные и неважные

  Задачи, которые не являются срочными или важными, не должны выполняться.

  Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к достижению ваших целей. Эти вещи пожирают время.

  Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут быть необходимы кому-то другому. Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются пустой тратой времени:

  • Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
  • Смотреть телевизор часами от скуки.
  • Бездумное пролистывание социальных сетей.
  • Куда-то идти, чтобы доставить удовольствие другим людям.
  • Интернет-магазины в течение нескольких часов.
  • Неважное и непродуктивное общение.

  Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу производительность. Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

  Когда вы занимаетесь делами, которые не являются важными или срочными, вы тратите свое время впустую, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.

  Если вы запланировали время для декомпрессии и расслабления, это может быть сделано намеренно.

  Самое главное — не позволять этим задачам отвлекать вас, когда вы должны заниматься сосредоточенной работой.

  Самооценка

  Фото предоставлено Unsplash

  Чтобы понять, на что вы тратите свое время, вам нужно оценить себя. Выясните, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

  После нескольких дней отслеживания вы сможете увидеть закономерность и честно оценить, где вы находитесь.

  Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и проведите мозговой штурм всех различных ситуаций, которые могут возникнуть.

  Потратив время на предвидение и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

  Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но несрочным задачам и ограничивайте время на отвлекающие факторы.

  Советы по расстановке приоритетов

  Фото предоставлено Unsplash

  Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и понимания того, на что вы тратите свое время. В дополнение к этому методу устраните ненужные отвлекающие факторы.

  Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

  Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься задачами, которые не продвигают вас вперед.

  Ниже приведены советы, которые помогут вам повысить производительность и управлять временем:

  1. Запишите это. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите себя, нужно ли вам это делать, а затем запишите это.
  2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Поддерживать один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и жизнь не будет беспокойной.
  3. Планируйте заранее. Это может быть непросто, но необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и планирования задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете лучший способ сделать что-то, не бойтесь менять свои планы.
  4. Делегат и аутсорсинг. Как только вы узнаете, на что тратите свое время, выясните, как делегировать или передавать свои задачи на аутсорсинг. Это не только сэкономит ваше время, но и позволит меньше нервничать. Например, может быть, стоит заплатить кому-то за уборку вашего дома. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем вы потратите на сервис.
  5. Скажи нет. Установление границ и твердость в них позволят вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам. Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

  Полезные книги

  Фото предоставлено Unsplash

  Следующие книги помогут повысить продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

  • 7 навыков высокоэффективных людей Стивен Кови
  • Единая вещь Гэри Келлер и Джей Папасан
  • Проект счастья Гретхен Рубин
  • Атомные привычки Джеймс Клир
  • 6 90 Eat! Брайан Трейси
  • Инстинкт силы воли Келли МакГонигал
  • Приведение дел в порядок6 Глубокая работа Кэл Ньюпорт
  • Четырехчасовая рабочая неделя Тим Феррис
  • Границы Джон Таунсенд и Генри Клауд

  Часто задаваемые вопросы

  Мэтрикс

  Работает ли Эйзенхауэр?

  Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что она помогает решать, какие задачи выполнять и какие делегировать.