Срочно и важно не срочно не важно: Матрица Эйзенхауэра: что это такое

Матрица Эйзенхауэра: что это такое

Содержание

• Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами
• Категории матрицы Эйзенхауэра
  • Первая категория (важно/срочно)
  • Вторая категория (важно, несрочно)
  • Третья категория (срочно, неважно)
  • Четвёртая категория (несрочно, неважно)
• Как применять матрицу Эйзенхауэра
• Где собирать матрицу Эйзенхауэра
• Советы по работе с матрицей

Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами Матрица Эйзенхауэра — модель организации дел, которая помогает определить приоритеты и эффективно распределить время на задачи. Цель — сосредоточиться на важных делах и проектах, не браться за ненужное. Эту модель придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы оптимизировать процесс принятия решений. Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх полей, категорий. Достаточно распределить все задачи по матрице — найти подходящее поле для каждого дела. […]

Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами

Матрица Эйзенхауэра — модель организации дел, которая помогает определить приоритеты и эффективно распределить время на задачи. Цель — сосредоточиться на важных делах и проектах, не браться за ненужное. Эту модель придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы оптимизировать процесс принятия решений.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх полей, категорий. Достаточно распределить все задачи по матрице — найти подходящее поле для каждого дела. В итоге получится четыре списка задач. Слева вверху — приоритетные, справа внизу — те, которые можно оставить на потом или не делать.

Хотите освоить сквозную аналитику?

Посетите регулярный мастер-класс по аналитике от Roistat.

Подключиться

Пример: маркетинговый отдел банка обсуждает на встрече все текущие задачи, цель — решить, что нужно делать прямо сейчас, а что может подождать. Рисуем табличку 3×3 и распределяем задачи по полям:

Матрица помогает определить, что в первую очередь нужно работать над новой рекламной кампанией, а запуск собственного медиа можно отложить.

Как настраивать рекламу в рекламной сети Яндекса — рассказали в блоге.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

• подходит для любой сферы бизнеса и жизни;
• не требует изучения и специальной подготовки;
• легко составляется — нужно лишь определить список задач и рассортировать их по полям матрицы;
• быстро даёт результат — сразу видно, что задачи из поля «важно/срочно» нужно брать в работу;
• помогает оценивать эффективность текущего плана — увидите, какие дела и проекты отнимают много ресурсов и, возможно, не стоят затрат времени.

Категории матрицы Эйзенхауэра

Не всегда легко определить, какая задача важная, а какая срочная. Универсальной формулы не существует, определять критерии придётся самостоятельно. За основу можно взять определения важности и срочности:

1. Срочные задачи нужно делать прямо сейчас, они неизбежны. Пример — перезвонить крупному клиенту, составить отчёт для сегодняшнего совета директоров.
2. Важные задачи помогают достигать целей, на их выполнение есть время и силы, они мотивируют. Пример — изучить исследования по рынку, внедрить удобную CRM-систему.

Первая категория (важно/срочно)

Самые актуальные дела, отказ от которых угрожает помешать достижению цели. В этот список попадают «горящие» задачи — их нужно сделать как можно быстрее, они имеют наивысший приоритет.

Большое количество дел в этом поле — признак неэффективного распределения задач. Это значит, что человек берёт слишком много проектов и не успевает закрывать их в срок. Задачи копятся, сроки выполнения истекают — человек работает в стрессовой обстановке, пытаясь всё успеть. Обычно такое поведение приводит к выгоранию или срыву дедлайнов. Важных и срочных дел должно быть немного.

Вторая категория (важно, несрочно)

В неё попадают задачи, требующие максимум времени и сил. Однако на выполнение таких задач есть время, они не «горят». Дела из второй категории можно выполнять в комфортном темпе, а значит — с максимальной эффективностью.

Они не отвлекают от основных целей, как задачи из следующей категории. Выполняя важные, но несрочные дела, человек уменьшает уровень стресса. Есть время сделать то, что приносит результат и приближает к достижению целей.

Единственный риск — если слишком затянуть с важными, но не срочными задачами, они перейдут в первую категорию.

Третья категория (срочно, неважно)

Рутинные, повседневные дела, дополнительные проекты. Обычно их выполнения ждут другие люди, однако срочные, но неважные задачи не приближают человека, команду или компанию к достижению целей.

Дела из третьей категории отвлекают от более важных проектов, однако их всё равно нужно делать. Если набрать множество задач, высока вероятность смешать дела из первой и из третьей категории. В этом случае человек будет делать только срочные проекты, оставляя без внимания те задачи, которые нужно выполнить для достижения целей отдела или компании.

Например, менеджер берёт на себя много задач по одному проекту — договаривается с заказчиком, формирует ТЗ для дизайнера, самостоятельно запускает кампанию на первый сегмент аудитории и пишет тексты для креативов. В итоге времени для запуска второй кампании не остаётся. Компания не дополучает прибыль, которую могли принести пользователи из второго сегмента. Решение — делегировать задачи или отказаться от некоторых проектов.

Четвёртая категория (несрочно, неважно)

Ненужные дела, которые больше всего отвлекают от целей и по-настоящему важных проектов. Задачи в четвёртой категории есть всегда. Если их слишком много, высока вероятность не достичь поставленных целей.

Например, интернет-маркетолог вместо запуска новой рекламной кампании решает написать тексты для email-рассылки, которая должна быть отправлена только через месяц. Дела из четвёртой категории могут бесконечно долго отвлекать от цели. В итоге маркетолог не приведёт нужное количество лидов.

Как работать с задачами четвёртой категории:

• следить, сколько времени уходит на каждую такую задачу в течение дня;
• придумать, чем их заменить или как ограничить время на их выполнение.

Как применять матрицу Эйзенхауэра

1. Тайм-менеджмент. Основная сфера применения модели — распределить время так, чтобы успевать сделать важные задачи. Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте — удобный инструмент планирования. Её можно использовать для формирования личного расписания или для работы целой команды.
2. Приоритезация задач. Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает разобраться с «горящими» проектами. Помогает понять, что срочные задачи будут сделаны вовремя и какие несрочные задачи можно отложить.
3. Управление проектом. Матрицу используют в бизнес-командах на планировании или ревью, когда оценивают успехи работы и ищут способы повысить эффективность.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

1. В онлайн-сервисах. Существует множество программ и инструментов для организации дел. В большинстве из них можно расставлять приоритеты — делить задачи по блокам матрицы Эйзенхауэра. В Notion создаётся отдельная страница для приоритизации задач. В Trello удобно распределять проекты по системе Канбан — назначать приоритеты карточкам с заданиями, добавлять метки и статусы, указывать дедлайны.
2. В приложениях. На смартфоне удобно заполнять готовые шаблоны — не нужно ничего чертить, достаточно добавить задачи и распределить их по блокам. Полезные приложения: Taskman, Todoist, Focus Matrix.
3. В блокноте или в тетради. Матрицу можно начертить от руки и заполнить категории. Выполненные задачи можно вычёркивать из списка.

Советы по работе с матрицей

1. Установите комфортный лимит для каждого блока. Например, в одной категории не может быть больше 5 задач. Прежде чем добавить новую нужно выполнить одну из текущих.
2. Начните заполнять матрицу с важных, но несрочных задач. Сосредоточьтесь на главных проектах, которые помогают достигнуть цели, а потом заполните оставшиеся поля.
3. Сперва внесите в своё расписание срочные и важные задачи, а потом — важные, но несрочные дела. Если осталось свободное время, добавьте неважные, но срочные проекты.

*Meta и продукты компании — Instagram, Facebook — признаны экстремистскими организациями на территории РФ.

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Курс Н. И. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»
В курсе 7 видеоуроков. Посмотреть >>

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном тратится на то, чтобы тушить один пресловутый пожар за другим?

В конце дня вы чувствуете себя совершенно измотанным и истощенным, но не можете указать на что-либо действительно важное, чего вы достигли?

Да?

Тогда вы, батенька, наверное, путаете срочное с важным.

Ранее мы говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей своей чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным».

Ниже мы рассмотрим различие, которое старина Айк провел между этими двумя совершенно разными вещами, и исследуем, как понимание «принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочное означает, что задача требует немедленного внимания. Это дела, которые кричат ​​«Сейчас!» Срочные задачи переводят нас в реактивный режим, отмеченный оборонительным, негативным, торопливым и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так. Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы действуем в режиме отзывчивый режим , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, однако большинство из нас часто попадает в ловушку, полагая, что все неотложные дела также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных заботах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, атакующая саблезубая кошка) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (24-часовые новости, Твиттер, Фейсбук, текстовые сообщения), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология производства стимулов рассматривает всю информацию как срочную и неотложную. Тверк-гейту Майли Сайрус придается такое же значение, как и важным политическим обсуждениям округа Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рашкофф, испытываем «шок настоящего» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянном «сейчас»» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления. В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто срочным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В нашей собственной жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а на более широком уровне наша культура не способна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица решений Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу принятия решений, чтобы помочь людям различать, что важно, а что не важно, что срочно, а что нет. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре поля или квадранта, помеченные следующим образом: 1) Срочно/Важно, 2) Не срочно/важно, 3) Срочно/не важно и 4) Не срочно/не важно:

Ниже мы подробно расскажем о каждом квадранте и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: Срочные и важные задачи

Квадрант 1 — срочные и важные задачи. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также работают на достижение наших долгосрочных целей и миссий в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или крайних сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

• Определенные электронные письма (могут быть предложения о работе, электронное письмо о новых деловых возможностях, требующих немедленных действий и т. д.)
• Крайний срок курсовой работы
• Крайний срок уплаты налогов
• Жена в отделении неотложной помощи
• Двигатель автомобиля выходит из строя
• Домашние дела
• У вас сердечный приступ, и вы попадаете в больницу
• Вам звонит директор вашего ребенка и говорит, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведение

Немного спланировав и организовав, многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью исключить. Например, вместо того, чтобы ждать до последней минуты, чтобы работать над курсовой работой (тем самым превращая ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы вы закончили свою работу за неделю вперед. Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их количество, если проявим некоторую активность и будем проводить больше времени в квадранте 2.

Что, конечно же, подводит нас к…

Квадрант 2: Несрочные, но важные задачи

Задачи из квадранта 2 — это действия, которые не имеют срочных сроков, но, тем не менее, помогают вам достичь важных личных, школьных и рабочие цели, а также помочь вам выполнить вашу общую миссию как человека.

Задания Q2 обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров несрочных, но важных задач:

• Еженедельное планирование
• Долгосрочное планирование
• Занятия спортом
• Время, проведенное с семьей
• Чтение полезных для жизни книг
• Ведение дневника
• Посещение занятий для улучшения навыков 90 068
• Проведение времени с полезным хобби
• Учеба
• Медитация
• Обслуживание
• Обслуживание машины и дома
• Свидание с женой
• Составление бюджета и плана сбережений

По словам Кови, мы должны стремиться уделять большую часть времени занятиям Q2 , поскольку именно они приносят нам прочное счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть пара ключевых проблем, которые мешают нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи Q2:

• Вы не знаете, что действительно важно для вас. Если вы понятия не имеете, какие ценности и цели для вас важнее всего, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить свое время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за любые стимулы и задачи, которые являются наиболее срочными. Если вы чувствуете, что вам не хватает жизненной миссии или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также определить свои основные ценности.
• Текущая предвзятость. Как только что говорилось, у всех нас есть склонность сосредотачиваться на том, что является наиболее неотложным в данный момент. Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию сделать что-то, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Для того, чтобы отойти от этого запасного положения, нужны сила воли и самодисциплина — качества, которые не приходят сами собой и должны активно культивироваться и проявляться.

Поскольку дела Q2 не требуют нашего внимания, мы, как правило, навсегда оставляем их на втором плане нашей жизни и говорим себе: «Когда-нибудь я займусь этим делом, когда закончу с этим срочным делом». ». Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; если вы откладываете важные дела до тех пор, пока ваше расписание немного не прояснится, поверьте мне, когда я говорю, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как и сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более занятой, когда вы становитесь старше (по крайней мере, до выхода на пенсию).

Чтобы преодолеть присущую нам предвзятость к настоящему, которая мешает нам сосредоточиться на деятельности Квадранта 2, мы должны проживать свою жизнь намеренно и активно . Вы не можете управлять своей жизнью в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или высокая вода».

Квадрант 3: Срочные и неважные задачи

Задачи Квадранта 3 — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочные), но не помогают нам достичь наших целей или выполнить нашу миссию (неважно). Большинство задач Q3 отбиваются от других людей и часто включают в себя помощь им в достижении их собственных целей и выполнении их собственных приоритетов.

Вот несколько конкретных примеров деятельности Квадранта 3:

• Телефонные звонки
• Текстовые сообщения
• Большинство электронных писем (некоторые электронные письма могут быть срочными и важными)
• Коллега, который подходит к вашему столу в ваше основное рабочее время, чтобы попросить об услуге
• Просьба от бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
• Мама заходит без предупреждения и просит вашей помощи по дому

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи Q3, все при этом думая, что они работают в Q1. Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, они определенно чувствовать себя важным. Кроме того, это также обычно осязаемые задачи, выполнение которых дает вам то чувство удовлетворения, которое приходит от проверки чего-то в вашем списке.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но они должны быть сбалансированы с вашей деятельностью во втором квартале. В противном случае вы в конечном итоге будете чувствовать , что много делаете изо дня в день, но в конце концов понимаете, что на самом деле не добиваетесь никакого прогресса в своих долгосрочных целях. Это рецепт личного разочарования и обиды на других людей.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени, выполняя срочные, но не важные задачи, часто страдают от «синдрома приятного парня» и хотят постоянно доставлять удовольствие другим в ущерб собственному счастью.

Если это вы, то решение простое: станьте более напористым и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства просьб.

Квадрант 4: Несрочные и неважные задачи

Квадрант 4 Действия не срочные и не важные. Это то, что я люблю называть «бездельничаньем». Действия Q4 не давят и не помогают вам достичь долгосрочных целей или выполнить свою мужскую миссию. Они в первую очередь отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

• Просмотр телевизора
• Бездумный просмотр веб-страниц
• Игра в видеоигры
• Пролистывание Facebook, Twitter, Instagram
• Азартные игры

9 0067 Шоппинг

Я думаю если бы большинство из нас провело аудит времени на себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия Q4. Я уверен, что у большинства из нас бывают такие моменты «Я трачу свою жизнь впустую» после того, как мы провели несколько часов в Интернете и поняли, что могли бы использовать это время для достижения наших более благородных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Данг.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать деятельность Q4 из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня случайный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что моему мозгу нужно, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь уделять им очень ограниченное количество времени. 5% или меньше часов бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Тратьте больше времени на важные задачи

В нашем нынешнем шоковом мире способность фильтровать сигнал от шума или отличать срочное от действительно важного является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить Матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это, потому что это важно, или я делаю это, потому что это просто срочно?»

Обещаю, поскольку большую часть времени вы будете работать над несрочными, но важными задачами, вы почувствуете новое чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни. Вы почувствуете, что добились реального прогресса. Потратив свое время на планирование/организацию деятельности Q2, вы сможете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы Q1, сбалансировать запросы Q3 со своими потребностями и по-настоящему насладиться овощами Q4, зная, что вы остальное заработал. Если вы сделаете задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, к которому вы попали, у вас будут умственные, эмоциональные и физические ресурсы, чтобы реагировать положительно, а не защищаться.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Приложение Эйзенхауэра. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать задачу в соответствии с матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с ним, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android не нашел.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал эффектный небольшой PDF-файл матрицы решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатного скачивания. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личных размышлений. Составьте список задач, на которые вы тратите большую часть своего времени, и назначьте их соответствующему квадранту в матрице. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, затрачиваемое на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, затрачиваемое на действия Q2. 9. Как однажды сказал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр:

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Разница между важным и срочным может быть огромной. Срочные предметы всегда сосредоточены на настоящем моменте: они требуют внимания прямо сейчас и если с ними не разобраться, последствия тоже наступят прямо сейчас . Важные элементы , с другой стороны, относятся к долгосрочным целям и элементам стратегической ценности. Они «медленнее», связаны с длительной игрой личного, профессионального или организационного развития.

Мы склонны уделять внимание срочным задачам в ущерб важным задачам. Срочные задачи приходят в наши входящие в горячем виде и громко требуют решения. По словам Дэвида Аллена, они «самые последние и громкие». Они почти всегда являются чужой проблемой, данной нам на короткий срок, что усиливает их объем. Поэтому, естественно, мы фокусируемся на них в первую очередь. Иногда это правильный поступок. Но это становится серьезной проблемой, когда нам только занимается срочными делами и не уделяет достаточно времени важным вещам, которые сидят там тихо и терпеливо.

Когда я стал заведующим кафедрой, самая большая корректировка, которую мне пришлось сделать, заключалась в количестве усилий, необходимых для того, чтобы решить, является ли что-то срочным или важным, и в упражнении в дисциплине, чтобы уделять внимание важным, но не срочным вещам. Количество работы, которую я должен выполнить, на самом деле не сильно изменилось до того, как я стал заведующим кафедрой; это характер работы, которая изменилась, и наиболее важным аспектом этого изменения является то, что первым шагом является анализ того, какие пункты из десятков, которые ежедневно появляются у меня на пороге, являются срочными, а какие важными.

Почти все, что приходит в мой почтовый ящик, кажется срочным. Большинство этих срочных запросов имеют значение и имеют ценность, и, вероятно, все эти пункты важны для человека, делающего запрос. Но являются ли они с большой буквы важными в том смысле, что они относятся к долгосрочным целям и стратегиям для меня или отдела? Иногда они есть; много раз это не так. Объяснять разницу и сортировать срочные дела, а также находить время для важных вещей (которые, как ни странно, почти никогда не появляются в моем почтовом ящике), вероятно, самая большая и самая важная часть моей работы сейчас.

Вот некоторые задачи из моих текущих списков действий, которые являются важными (заглавная «I»):

• Прочтите статью о реорганизации курса математики в местном университете, которая похожа на ту, которую нам нужно изменить. (Важно, потому что переработка этого курса является трехлетней целью кафедры.)
• Изучите настройку цифрового значка моего университета в разделе «Технологии и коммуникации на рабочем месте». (Важно, потому что введение цифровых бейджей станет основной учебной инициативой в ближайшие несколько лет во всем университете, и я хочу убедиться, что математический факультет лидирует в этой области.)
• Напишите черновой вариант рекомендации для преподавателя, готовящегося к продвижению по службе. (Важно, потому что это продвижение по службе, и помощь преподавателям в профессиональном росте является долгосрочной стратегической целью для меня в профессиональном плане и одной из моих основных обязанностей в качестве заведующего кафедрой.) хак об этом носит его имя: Матрица Эйзенхауэра .

  Матрица Эйзенхауэра (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png)

  В этой матрице 2×2 мы можем отобразить срочные, но не важные задачи; важно, но не срочно; как важные , так и срочные; или ни важные , ни срочные. И мы можем ранжировать приоритет этих элементов и понять, что с ними делать, в зависимости от того, где они находятся в матрице:

  1. Задачи, которые являются срочными и важными , имеют наивысший приоритет и должны быть выполнены как можно скорее. Они автоматически становятся кандидатами в список самых важных дел (MIT) на данный день.
  2. Дела важные, но несрочные идут вторыми. Это необходимо сделать; запланируйте время в течение недели, чтобы сделать их.
  3. Задачи, которые срочные, но не важные , являются третьими. Делегируйте их, если это возможно. В противном случае запланируйте для них время, но не в ущерб важным вещам.
  4. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными , получают все оставшееся время. Если это личное или просто для развлечения, обычно я делаю такие вещи по выходным или по вечерам ^[1] . Если нет, то эти элементы, вероятно, должны быть повторно обработаны с использованием блок-схемы GTD, потому что они больше не являются по-настоящему действенными (или никогда не были таковыми в первую очередь) и должны быть выброшены в корзину, делегированы или помещены в список когда-нибудь/может быть.

  Например, предположим, я получил электронное письмо от студента, у которого возникли проблемы с преподавателем, и он хочет записаться на прием на этой неделе. Мне нужно действовать в соответствии с этим, но я бы не назвал это стратегически важным в смысле служения долгосрочной цели. Так что это «срочно, но не важно ^[2] «. Я, вероятно, делегирую это, сказав студенту назначить встречу со мной через сотрудников нашего офиса.

  Чтение статьи о редизайне курса важно, но не срочно — запланируйте один помидор в течение недели, чтобы прочитать и сделать заметки, и сделать это на этой неделе Рекомендация профессора для продвижения по службе должна быть вынесена в пятницу, так что это одновременно срочно и важно — это MIT в моем списке на завтра и в моем календаре есть двухчасовой блок на завтрашнее утро. 0003

  С тех пор, как я стал заведующим кафедрой, я много думал о матрице Эйзенхауэра. Раньше мне часто удавалось заниматься только срочными делами несколько дней подряд, а важные дела откладывать на потом. (Всегда «позже».) Теперь 90% сообщений в моем почтовом ящике ежедневно требуют, чтобы их услышали как Срочные, и обработка их всех прямо сейчас потребует более 168 часов в неделю. Выяснилось, что около половины этих пунктов в среднем не являются действенными, поэтому их выбрасывают, делегируют или помещают в список «когда-нибудь/может быть». Для тех, что остались, у меня есть теги для Срочные и Важные в моей настройке GTD, чтобы я мог отфильтровать задачи на основе их квадранта в этой матрице. Важные задач получают временные рамки в течение недели или, по крайней мере, часть одного помидора. Что касается остальных, я добираюсь до них, когда добираюсь до них (или делегирую их). И знаешь, что? Дела по-прежнему делаются, и мир не рушится сам по себе.