Содержание

Управлять временем нужно, и можно

Весна – прекрасное время, но, здесь имеются свои подводные камни – это усталость от долгой холодной зимы, авитаминоз. Как следствие вялость, плохое самочувствие. А до лета еще далеко, до отпуска надо успеть переделать массу дел.
Возникает вопрос: «Как планировать время, чтобы все успеть и не переутомиться?» На него нам отвечает Ольга Львова, психолог, заместитель директора ГБУ ДО РС(Я) «Республиканский центр социально-психологической поддержки семьи и молодежи».

Весна – прекрасное время, но, здесь имеются свои подводные камни – это усталость от долгой холодной зимы, авитаминоз. Как следствие вялость, плохое самочувствие. А до лета еще далеко, до отпуска надо успеть переделать массу дел.
Возникает вопрос: «Как планировать время, чтобы все успеть и не переутомиться?» На него нам отвечает Ольга Львова, психолог, заместитель директора ГБУ ДО РС(Я) «Республиканский центр социально-психологической поддержки семьи и молодежи».

 Время – это самый ценный и невосполнимый ресурс для жизни человека. В мире есть много ресурсов, но есть один единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения. Перед временем все равны: дети и взрослые, специалисты и руководители, люди разных профессий. У всех всего 24 часа в сутки. Разница заключается только в том, как это время используется нами.
В современном мире все актуальным становится вопрос управления временем, так называемым «Тайм-менеджмент». Это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, затраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и производительность.
Давайте поговорим об этом.
«Тайм-менеджмент» в буквальном переводе с английского означает «управление временем». Но управлять временем нельзя, так как это независимая от человека категория, его нельзя остановить или заставить двигаться в нужном направлении. Человек может только рационально и продуктивно использовать время. Под продуктивностью подразумевается не процесс, а результат, и основной секрет личной эффективности заключается в правильном планировании и распределении времени. Поэтому наиболее точным определением тайм-менеджмента, отражающим все его стороны, является эффективное планирование времени для достижения поставленных целей, грамотное распределение временных ресурсов, расстановка приоритетов в решении задач и контроль выполнения запланированного.

Правила тайм-менеджмента
Существует три основных правила тайм-менеджмента, это постановка цели, приоритизация, планирование.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями. Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:
– Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
– Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
– Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
– Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

Приоритизация — инструмент, который позволяет отсортировать разнообразный набор задач в порядке важности. Не существует единственно правильного способа расстановки приоритетов: каждая ситуация требует своего подхода. Например, в одном случае логичнее начинать работу с самой срочной задачи, в другом — с самой важной, а в третьем — с самой приятной.

Для тех, кто готов улучшать свою продуктивность с помощью эффективного использования своего времени рекомендую следующие книги по тайм-менеджменту:
– «Экстремальный тайм-менеджмент». Н. Мрочковский, А. Толкачёв
– «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».
Д. Аллен
– «Практический курс по тайм-менеджменту». И. Абрамовский
– «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис
– «Результативный тайм-менеджмент». Б. Трейси
– «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Г. Архангельский
– «Жесткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль».
Д. Кеннеди
– «Работай меньше, успевай больше». К. Глисон
– «К черту все! Берись и делай». Р. Брэнсон

Чаще всего в тайм-менеджменте используются следующие критерии приоритетности:

Важность. В тайм-менеджменте важными обычно считаются те цели и задачи, которые помогают человеку менять свою жизнь в нужном направлении. Важная цель — это цель, которая соответствует главным ценностям человека. Если цель не соответствует ценностям, ее достижение не принесет человеку удовлетворения. Она, конечно же, изменит его жизнь, но изменит совсем не так, как ему хотелось бы. Срочность. Срочность задачи определяется крайним сроком ее выполнения (дедлайном). Невыполнение задачи к этому сроку приведет к неприятностям, упущенной выгоде или к тому, что задача потеряет актуальность. Критерий срочности может применяться ко всем текущим делам. Особенно он полезен тогда, когда мы активно взаимодействуем с окружающим миром или другими людьми: с клиентами, коллегами, чиновниками и т. д.Затраты — это количество времени, сил, денег и других ресурсов, необходимых для выполнения задачи или достижения цели. При прочих равных приоритетным будет считаться тот вариант, где эти затраты окажутся самыми низкими.Ожидаемые результаты. Критерий показывает, насколько выгодным будет выполнение той или иной задачи.Экологичность — это соответствие цели или задачи нашим ценностям, моральным принципам или характеру. Если цель не экологична, ее достижение может негативно отразиться на нашем внутреннем состоянии. Этот критерий может применяться и для расстановки приоритетов в жизни, и для определения главных целей. Тут все просто: чем экологичнее наш выбор, тем лучше мы себя чувствуем и тем больше мы своей жизнью удовлетворены.

Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

Составление плана тайм-менеджмента.Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.Этап выявления необходимых ресурсов. Определяем и учитываем имеющиеся наши средства и возможности.Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.Этап фиксации результатов планирования в виде схемы, бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.
До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Эффективные инструменты управления временем
Существует большое количество техник тайм-менеджмента. Приведу пример нескольких, на мой взгляд, наиболее эффективных инструментов, которые могут быть использованы как универсальные средства улучшения эффективности управление временем:

«Правило 1 3 5». Ваше время в течение дня ограничено, и правило 1 3 5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.«Метод 90/30». Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.«Матрица Эйзенхауэра». Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.«Бифштекс из слона». Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела «слона», порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.«Анализ ABC». Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности: А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%. В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%. С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.«Съедайте лягушку на завтрак». Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.Метод Парето. Представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.Техника помидора. Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.Техника «Хронометраж» позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться. Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на социальные сети и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь и сделаете выводы.Техника «Канбан». Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс. Вы берёте доску для стикеров и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

Понятно, что далеко не всем людям одинаково идут на пользу существующие методы тайм-менеджмента. В то время, как одни успешно пользуются ежедневниками и другими многочисленными инструментами управления своей личной эффективностью, другие уже и перестали помышлять о том, чтобы найти, куда же задевался ежедневник. Поэтому стоит испробовать разные варианты техник. Наблюдайте за собой, использование одной техники может принести большие результаты, а другие и вовсю не подойдут вам.
Помимо владения базой знаний о тайм-менеджменте, на мой взгляд, нужно также знать о существующих «законах» рабочего времени, которые делают работу малопроизводительной:
— каждая новая задача появляется раньше, чем решена предыдущая;
— реальная ситуация будет отличаться от планируемой;
— распространенный вывод при завершении работы: надо было планировать иначе;
— рабочего времени всегда недостаточно для идеального выполнения работы;
— сегодня необходимо делать то, что не планировалось вчера.

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь. Начните пробовать, это не сложно.

Валентина СОЛОМОНОВА



  • 0



  • 0



  • 0



  • 0



  • 0



  • 0

Можно ли управлять временем?


Интерес к тайм-менеджменту возникает в момент, когда количество дел, которые необходимо сделать, превышает текущие возможности. Кажется, что переделать такую тучу дел всего за час, день или неделю просто невозможно. Время, кажется, ускоряется и проходит быстрее, чем мы успеваем осознать, когда нужно срочно дописывать отчет для клиента. Или тянется невыносимо медленно, когда мы сидим на скучном совещании с непонятными целями и результатами. И тогда возникает желание научиться управлять временем, чтобы его хватало, чтобы оно, наоборот, быстро пролетало на мероприятиях  и растягивалось в приятные или ответственные моменты. Но подвластно ли человеку сжатие или растяжение времени по своему усмотрению? По сути, говоря про управление временем мы, в итоге, приходим к управлению собой или другими в контексте времени.


Я была студенткой, когда начала интересоваться темой управления временем, поэтому книги, в которых основным советом было научиться лучше делегировать, мне, по понятным причинам, не подходили. Мне нужно было что-то, что поможет мне организовать себя лучше и успеть больше сделать. Но самое главное, меня беспокоил вопрос, как сделать так, чтобы не оказалось, что я научилась очень ловко и эффективно забираться на лестницу, а она приставлена не к той стене. То есть, при работе с тайм-менеджментом рано или поздно неизбежно проявляется тема цели в жизни или в работе.


Одно время я вела тотальный хронометраж, записывала, сколько и на что времени я трачу с точностью до пяти минут. Это достаточно сильно стимулировало не тратить время попусту, потому что не хотелось записывать такое «непонятночтоделание» в блокнот. Но с другой стороны, хронометраж, позволяет лишь увидеть, на что ты тратишь, но не позволяет оценить и отследить, на то ли ты тратишь свое время. Поэтому я могла зафиксировать, что полчаса потратила на разговор, но полезен ли был этот разговор или хотя бы просто приятен, нельзя было понять из хронометража. В итоге все это стало напоминать мне другой мой опыт по записыванию всех расходов. Я в точности знала до копейки, на какую фигню я потратила зарплату, но это ни на йоту не помогало мне экономить и откладывать деньги на крупные и важные покупки. Так и со временем, учет был налажен хорошо, а выводы и целеполагание всегда страдали.


Хотя, конечно, определенные решения по лучшему использованию времени были сделаны. Я несколько часов в день проводила в транспорте, поэтому старалась максимально продуктивно использовать это время – читать или слушать аудиокниги, учить английские и немецкие слова или стихи. Помимо основной учебы я успевала на разные дополнительные занятия, которые, причем, проходили в разных концах Москвы. Потом, когда я начала совмещать учебу и работу, мне эти навыки очень пригодились. У меня бывали периоды в жизни, когда мне казалось, что за один день я проживаю два, но в то же время недели летели, как секунды.


В эти периоды я пыталась рефлексировать о восприятии времени. При этом основные проблемы оставались примерно теми же самыми. Не очень было понятно, к чему вся эта суета. Чувства удовлетворенности от результатов не возникало. Возникало только чувство постоянной фрустрации типа «сколько всего не сделано, а сколько всего ещё предстоит не сделать». Меня терзало чувство, что, несмотря на то, что мне всегда есть, чем заняться, та жизнь, которую я проживала — была не настоящей жизнью, а только подготовительной фазой к настоящей, полной, насыщенной жизни. И вроде как все, чем я занималась, должно было привести меня к тому, чего я хотела. Но я боялась, что откладывая все удовольствия на потом, я откладывала на потом и свою жизнь. Я чувствовала, что не могла самоидентифицироваться с собственной жизнью, влиться в нее, проживать ее, получать от нее удовольствие. Вместо этого, я внимательно наблюдала за собой со стороны. Анализировала себя, расчленяла, раздумывала. Не жила.


Люди могут жить мыслями в прошлом, возвращаясь к ушедшим событиям, или, наоборот, в будущем, мечтая и пытаясь таким образом притянуть желание. Но как можно ухватить настоящее? Где оно? И где я? Как таковая эта экзистенциальная проблема, которую подспудно актуализирует попытка управления временем, была со мной многие годы. Очевидно, она выходит за постановку задачи большинства книг на тему тайм-менеджмента: как успеть больше за меньшее время. Поэтому и решать этот вопрос я уже стала пытаться методами, предлагаемыми другими дисциплинами. Я читала книги по психологии и социологии времени, которые давали точку зрения на время с разных сторон. Но всё равно это было отстраненное, аналитическое знание, которое не давало мне проникнуть и прочувствовать свою жизнь, свое время.


Что стало для меня прорывом в решении этих вопросов – это медитация випассана, которая учит быть в моменте здесь и сейчас, это практика внимательного наблюдения за ощущениями своего тела, которые постоянно изменяются. Казалось бы, какая связь между тайм-менеджментом и ощущениями своего тела, но связь оказалась непосредственная. Я научилась быть в моменте своей жизни, пускай не всегда, но хоть иногда. Я перестала загонять себя. У меня настроился жизненный компас, мне стало легче отделять важное от второстепенного. И легче стало выполнять ту же работу просто с улыбкой, находясь здесь и сейчас. Конечно, это не решило моментально всех проблем и дедлайны в окружении пушистых песцов время от времени пробегают по моей жизни, но это намного менее болезненно, чем раньше.


При этом, конечно, те практические навыки, которые мне подсказали книги, очень помогают. Конечно, временем как таковым управлять невозможно, можно только лучше управлять собой во времени. Можно просто быть более тренированным и ловким, лавируя во времени, вне зависимости экзогенная это переменная или эндогенная. И если смотреть на тайм-менеджмент с этой точки зрения, то различные книги по тайм-менеджменту как раз и учат нас быть более умелыми серферами на волнах времени. Я могу выделить несколько книг, которые в наибольшей степени повлияли на меня, когда я пыталась научиться этому мастерству тайм-сёрфинга.


В самую первую очередь я хотела бы отметить книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» про учёного-биолога Любищева, который всю свою жизнь вел хронометраж и успел гораздо больше, чем другие, никуда не торопясь. Наверное, это была самая вдохновляющая книга практически для всех заинтересованных личной эффективностью, с которой сама идея заботливого отношения к своему и чужому времени получила распространение ещё в союзе. Эта книга попала ко мне ещё в одиннадцатом классе и стала толчком для работы над собой и своей эффективностью.


Затем на свои первые заработанные деньги в 17 лет я купила книгу Глеба Архангельского «Организация времени», которая стала просто таки фундаментальным пособием по личной самоорганизации. В сети есть ещё сообщество www.improvement.ru, на котором собираются озабоченные этой темой и собрано ещё много интересных материалов. Хотя, насколько я помню, я так и не осилила эту книгу целиком. Намного практичнее книга того же автора «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать». В ней без лишнего теоретизирования изложены наиболее полезные советы с вдохновляющими цитатами.


После этого ко мне пришла в руки книга «Главное внимание – главным вещам» Стивена Кови. По факту это книга посвящена подробному разбору одного из принципов его самой знаменитой книги «Семь навыков высокоэффективных людей», к которой я пришла чуть позже. Книга оказалась весьма и весьма полезной, так как раз давала возможность научиться выставлять цели и решать проблемы с приоретизацией, чего не позволяет голый хронометраж и фичи по упрощению жизни в мелочах от Архангельского.


Ещё одна просто потрясающая книжка по теме «Муза и чудовиже» Яны Франк. Более светлого, душевного, творческого и эффективного человека едва ли можно найти. Яна Франк просто пример неиссякаемого креатива и необузданного творчества, помноженного на высочайшую степень самоорганизации, которая позволяет ей воплощать её многочисленные проекты в жизнь. В книги есть очень много интересных советов, как она планирует и организовывает своё время и, самое главное, прямо в этой книге есть листы, где можно сразу всё опробовать.


Следующая книга, которая совсем не случайно попала мне в руки – это «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена. Просто потрясающая книга! Принципы до ужаса банальны, но настолько действенны. Применение их на практике гарантированно даёт повышение эффективности и снижение тревожности от незавершенных проблем. Причём эта книга действительно учит управлять собой, даже не пытаясь переложить внимание на якобы управление абстрактным временем.


Совсем недавно вышла ещё одна заслуживающая большого внимания книга Алека Маккензи «Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту». В ней рассматриваются во многом принципы управления временем на уровне организации. И ещё рассматриваются проблемы, возникшие в последние годы. Например, всё увеличивающегося количества электронной почты и мобильного телефона, в который чуть что утыкаются все люди. Написано подробно и интересно.

10 советов по управлению временем на работе

Знаете ли вы, что микропредприятия (от одного до девяти сотрудников) каждую неделю тратят 15 часов на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже: они тратят 31% своего рабочего времени в неделю на сортировку финансов. Если вы владелец бизнеса или менеджер, вы знаете, что администрирование и ведение финансового хозяйства — это лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнять, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

Как лучше управлять своим временем на работе

Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и целенаправленно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества:

  • Лучшее качество работы
  • Меньше стресса
  • Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
  • Меньше проволочек
  • Больше уверенности в себе

Вот как начать:

1. Знайте, на что вы тратите свое время

Если ваша продуктивность измеряется выходом за определенный период, потерянное время может означать потерю денег. Точно так же, как при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как просмотр социальных сетей или Покупка.

2. Придерживайтесь распорядка дня

Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Создайте ежедневное расписание с выделенными блоками времени для различных задач. Придерживаться его — залог успеха.

  • Создание реалистичных временных шкал . Люди переоценивают свои возможности добиться цели, явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
  • Уделите все свое внимание . Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или на другие сайты, которыми вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все эти вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина здесь ваш лучший друг.

3.

Расставьте приоритеты

Списки дел могут спасти продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, чему расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:

  • Выполнить немедленно : Важные задачи с установленными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что они просрочены
  • Расписание на потом : Важные задачи без установленных сроков
  • Делегат : Задачи, которые может выполнять кто-то другой
  • Удалить : Задачи, которые вы можете исключить, потому что они не имеют решающего значения для ваших целей или миссии

4. Сначала беритесь за самую сложную задачу

Каждый из нас может отвлечься, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, день ушел. Пришло время «съесть эту лягушку».

Метод продуктивности «Ешьте эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или с трудом избегают отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».

5. Пакетная обработка похожих задач

Пакетная обработка или пакетная обработка означает группировку похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.

Например:

  • Встречи с клиентами по средам и четвергам
  • Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов
  • Составлять отчеты первым делом с утра и распространять

6. Установите разумные сроки

Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две задачи, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.

7. Учитесь, когда говорить «нет»

У нас не так много энергии в течение дня, и с часами она убывает. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, в чем вы хороши, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.

8. Избегайте многозадачности

Наука говорит о многозадачности: она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование включает в себя «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто работаете в многозадачном режиме. Риск ошибки также возрастает.

9. Держите вещи организованными

Если с вами произошло что-либо из перечисленного, вам может понадобиться реорганизация:

  • Опоздание на совещание, которое вы ведете
  • Забыли распечатать отчет, необходимый вашему боссу для презентации
  • Приходилось спрашивать у ИТ ваше имя пользователя или пароль более одного раза

Хорошая новость заключается в том, что организованность — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.

  • Содержать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите все ненужное и положите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.
  • Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски . Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
  • Использовать календарь . Организуйте свой календарь по сегментам жизни, таким как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные.

10. Используйте инструменты тайм-менеджмента

Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:

  • Slack для организации общения команды в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно рыться в бесконечных цепочках писем за подробностями проекта.
  • Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
  • Календарь Google и Календарь Outlook для ежедневного, еженедельного и ежемесячного расписания. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания прямо в связанных каналах.
  • Canva и Lucidchart для дизайна и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого проблемы с дизайном, создавать профессионально выглядящие шаблоны.

Мастер тайм-менеджмента для повышения производительности

Большинство высокоэффективных команд выяснили, как максимально эффективно использовать свое время. Восстановите свой рабочий день с помощью этих лучших практик тайм-менеджмента, повысьте свою производительность и снизьте уровень стресса.

9 Стратегии восстановления контроля над своим временем

Перейти к разделу

Что такое тайм-менеджмент?

Почему важен эффективный тайм-менеджмент?

Преимущества эффективного тайм-менеджмента

Стратегии и тактики тайм-менеджмента

Навыки тайм-менеджмента

Как укрепить свои навыки тайм-менеджмента

Мы хотим своевременно выполнять все важные для нас дела. Но иногда кажется, что часов в сутках недостаточно. Особенно в этих новых нормах люди чувствуют нагрузку на время и ищут эффективные стратегии тайм-менеджмента, поскольку их тянет в большем количестве направлений, чем когда-либо прежде.

К счастью, правильное управление временем может помочь сделать ваши дни более продуктивными и эффективными. По сути, это может помочь вам почувствовать, что у вас больше часов в сутках.

Но для многих из нас тайм-менеджмент — это цель, над улучшением которой мы все работаем. И нет идеального решения для каждого человека. Поэтому мы предоставили список некоторых действенных советов по тайм-менеджменту, которые помогут повысить вашу продуктивность, когда вы найдете правильные стратегии, которые работают для вас.

Давайте рассмотрим эффективное управление временем и навыки, необходимые для конструктивного использования вашего времени в долгосрочной перспективе.

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это осознанный процесс принятия решения о том, как использовать свое время и распределять его между задачами и видами деятельности. Благодаря планированию и контролю эффективное управление временем позволяет вам делать больше того, что важно для вас, при этом выполняя свои обязанности и обязательства.

Тайм-менеджмент, безусловно, не новая концепция.

От введения Генри Фордом конвейера до современной радуги организационных инструментов и приложений, современная эпоха вращается вокруг времени.

Наше время — ограниченный ресурс. Мы относимся к ней как к валюте. Мы тратим их, охраняем, тратим впустую и обмениваем на ценность. Тем не менее, мы изо всех сил пытаемся контролировать это.

У нас нет простого решения проблемы плохого управления временем. И этому способствуют многие факторы.

Давайте взглянем на то, что мы знаем, и рассмотрим новые способы просмотра того, как мы (и наши команды) используем время.

Почему важен эффективный тайм-менеджмент?

Делать больше с меньшими затратами — это стратегия, которую поощряют многие компании. Будь то меньшая рабочая сила, меньше ресурсов или более скромный бюджет. За последние несколько лет многие работники испытали своего рода «затягивание поясов».

Но делать больше с меньшими затратами также может быть сокращением для понимания и выполнения приоритетов.

Тайм-менеджмент — это то, как вы демонстрируете свои приоритеты и свою способность действовать в соответствии с ними.

Демонстрация практических навыков тайм-менеджмента может быть способом продемонстрировать компании свою ценность — ценность, которая может спасти вашу работу или повысить по службе.

Преимущества эффективного тайм-менеджмента

Эффективное управление временем дает длинный список преимуществ. Давайте рассмотрим четыре из них.

1. Больше времени на то, что вам нужно (или вы хотите)

Не буду приукрашивать очевидное, но если вы используете свое время более эффективно, вы освободите время в течение дня или недели. И вот что может быть не так очевидно: вам не нужно использовать это дополнительное время для работы. Тайм-менеджмент позволяет вам делать больше того, что для вас важно.

Постарайтесь найти для себя лучший баланс между работой и личной жизнью. Отправляйтесь на прогулку, запланируйте чашечку кофе с другом или коллегой или запишитесь на урок, который вам интересно попробовать. Выбор ваш!

2. Способность к реализации целей

Проще говоря, ставить и реализовывать цели — это потрясающе.

Как только вы начнете лучше управлять своим временем, вы сможете сделать постановку целей частью своей рутины. Тогда вы получите удовольствие от их регулярного выполнения.

Кроме того, рассказывая о целях, которые вы поставили, и о том, как вы их достигаете, вы получите отличный способ заработать похвалу от своего руководителя и всей команды.

Если вы не знаете, с чего начать при формулировании своих целей, попробуйте составить заявление о личном видении. Эта декларация может служить компасом, который поможет вам двигаться в правильном направлении.

3. Больше возможностей для роста 

Вы хотите приобрести новый навык на работе? Готовы ли вы расширить свой охват на новую территорию или рассмотреть возможность продвижения по службе?

Чтобы стать великим лидером и освоить новый навык, нужно время.

У вас больше шансов получить эти возможности, если вас постоянно считают хорошим менеджером своего времени.

4. Снижение уровня стресса 

Возможно, самым важным преимуществом более эффективного использования времени является снижение уровня стресса. Это может быть завершение проекта до того, как он перерастет в кризис, поддержание разумного количества рабочего времени или даже возможность выкроить время для выполнения задач.

Это все способы, которыми эффективная техника тайм-менеджмента может помочь при стрессе и общем психическом здоровье.

Стратегии и советы по тайм-менеджменту

Вот элементы, которые помогут вам улучшить управление временем:

  1. Создайте подходящую среду
  2. Расставить приоритеты
  3. Снова расставить приоритеты
  4. Поставьте несколько целей
  5. Выработайте хорошие привычки
  6. Провести аудит времени
  7. Создайте список того, что нельзя делать
  8. Остановить многозадачность

1.

Создайте правильную среду.

Организованное, не захламленное и удобное физическое пространство.

Это может сэкономить вам ненужное время на поиск файлов или документов, перетасовку ненужных материалов или даже поиск скрепки. Потратив некоторое время на совершенствование своих организационных навыков, вы сэкономите больше времени в долгосрочной перспективе.

Будьте особенно внимательны к дополнительным проблемам, с которыми вы можете столкнуться при удаленной работе.

2. Расставить приоритеты

Решение о том, где провести время, может быть задачей само по себе. Но, расставив приоритеты заранее, вы сможете вовремя выполнять срочные задачи и выполнять важные задачи.

3. Снова расставьте приоритеты

Обратной стороной решения важных дел является то, что вам также может понадобиться определить задачи или отвлекающие факторы, которые не являются ни срочными, ни важными.

Спросите себя: нужно ли это делать вам? Можете ли вы делегировать задачу? Нужно ли это делать вообще?

Если ответ отрицательный, примите меры, чтобы очистить колоды (и свой разум), чтобы в первую очередь заняться наиболее важными и неотложными задачами.

4. Поставьте перед собой цели

Продвигаться вперед по проекту или рабочей неделе без постановки целей — это все равно, что съехать с подъездной дороги, не зная, куда вы направляетесь.

Это может показаться нелогичным, но, потратив время на постановку целей, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе. Это концепция, известная как «идти медленно, чтобы идти быстро».

Попробуйте улучшить свои организаторские способности, чтобы четко понимать, куда вы идете и что будет наиболее важным для достижения цели. Это соображение позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.

5. Выработайте хорошие привычки

Некоторые люди предпочитают планировать на следующий день перед уходом с работы, в то время как другие предпочитают планировать в течение первых 30 минут дня.

Некоторые считают продуктивным выделять большие отрезки времени на размышления/письмо/проектирование, в то время как другим лучше всего подходят короткие спринты. Главный вывод — тратить 5 минут в конце каждого дня на размышления о том, что сработало, а что нет. Это поможет вам понять, что лучше всего подходит для вас и вашей ситуации.

Как только вы поймете, как работаете лучше всего, придерживайтесь этого. Встройте свои привычки в свой рабочий день, чтобы получить максимальную отдачу от своих навыков самоуправления.

6. Проведите аудит рабочего времени

Знаете ли вы, на что уходит ваш рабочий день? Уверены ли вы в своем восприятии того, как вы проводите свое время каждый день и неделю?

Аудит времени может быть поучительным занятием, которое покажет вам, как вы тратите свое время. Вы узнаете, что поглощает ваши дни и где вы могли бы потребовать некоторое время назад.

Вам кажется, что это рискованное занятие? Никто, кроме вас, не должен знать, что вы проверяете свою собственную продуктивность.

7. Составьте список того, что нужно сделать

Если список дел оказался для вас неэффективным, возможно, вам будет полезно перевернуть его на бок. Список того, что нельзя делать, — это преднамеренный взгляд на пожирателей времени, с которыми вы хотите покончить.

Это может быть цифровая детоксикация, включая прокрутку социальных сетей и просмотр видео, или даже встречи, которые не относятся к вашей работе. Более осознанное отношение к «нельзя» может помочь вам больше сконцентрироваться на «нужно».

Блокируйте свое время по-другому. Когда так много нужно сделать, может возникнуть соблазн разделить свой ежедневный график на четко структурированные блоки времени.

Но было бы более эффективно, если бы вы округляли оценки времени для каждой важной задачи.

Добавьте дополнительное время (10–25%) к тому, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи. Затем, когда происходит неизбежная задержка или сбой, вы автоматически не отстаете.

Этот метод тайм-менеджмента может быть особенно полезен для людей, которые хронически переоценивают скорость своей работы или недооценивают возможные задержки.

Вы также можете создать еженедельное расписание, чтобы получить общий обзор того, что вам нужно сделать.

8. Прекратите многозадачность

Это заблуждение, что высокоэффективные люди постоянно совмещают несколько второстепенных задач. Исследования показали, что многозадачность вредит нашей производительности и нашему благополучию.

Неэффективная многозадачность может заключаться в отслеживании электронных писем при создании набора слайдов. Или принимать рабочие звонки во время поездок на работу.

Вы станете гораздо эффективнее, быстрее продвинетесь по своим проектам и будете работать намного лучше, если будете концентрироваться на одном деле за раз.

Отключите электронную почту и текстовые уведомления, отключите звук на телефоне и займитесь своими делами. Это окупится как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Навыки тайм-менеджмента

По словам Эриха К. Дирдорфа, профессора менеджмента и предпринимательства в Колледже бизнеса Ричарда Х. Дрихауса при Университете ДеПола, для того, чтобы владеть своим временем, нужно нечто большее, чем эти действия. Есть три основных навыка, необходимых для реализации перечисленных выше стратегий и получения от них долгосрочных преимуществ:

  • Осведомленность : как вы видите и цените время и его ограничения
  • Устройство : тактильная часть тайм-менеджмента, включая планирование и планирование действий и целей
  • Адаптация : как вы меняетесь по мере того, как время истекает или приоритеты меняются 

Хотя эти навыки часто упускают из виду, Дирдорф утверждает, что они имеют решающее значение для эффективного управления временем.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Укрепить эти навыки не так просто, как открыть приложение. Но, вкладывая время в развитие самосознания, понимание своих привычек и формирование новых, вы можете увеличить свои шансы на более эффективное управление временем.

Развивайте самосознание своих способностей тайм-менеджмента

Чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, вы должны сначала понять, как вы сейчас работаете. Построение самосознания относительно того, как вы управляете своим временем, установит базовый уровень, который вы сможете улучшить.

Попробуйте следующие действия, чтобы лучше понять, как вы управляете своим временем:

  • Получите отзывы от коллег, начальника или коллег
  • Используйте инструмент отслеживания времени, чтобы измерить действия, на которые вы тратите свое время, и используйте его в качестве базового уровня
  • Узнай себя, ответив на несколько вопросов:
    • В какое время суток вы лучше всего работаете?
    • Вы склонны переоценивать или недооценивать время выполнения задач?
    • Вы остаетесь занятым, но менее продуктивным?
    • Вы более эффективны или действенны?
    • За какие проекты вы беретесь в лоб, а какие заставляют откладывать?

Познайте себя и свое отношение ко времени

Не вдаваясь в мета, спросите себя, как ваша личность относится ко времени. Считаете ли вы себя более предприимчивым, который любит начинать все заранее? Или вы предпочитаете делить свое время между несколькими задачами?

Понимание того, как ваша личность и привычки связаны со временем, поможет вам определить навыки тайм-менеджмента, в которые следует инвестировать в первую очередь.

Чтобы лучше понять, как ваша личность относится ко времени, задайте себе следующие вопросы:

  • Склонен ли я завершить задачу, прежде чем перейти к следующей?
  • Лучше ли я работаю под давлением и оставляю проекты на последний момент?
  • Как расставить приоритеты?
  • Как делегировать полномочия?
  • Как подступиться к новой задаче?

Это не окончательный список, но подобные вопросы могут помочь вам определить области вашего внимания.

Определите навыки тайм-менеджмента, над которыми вы хотите поработать

Решение о том, какая область требует наибольшего улучшения в первую очередь, может сразу же прийти вам в голову, или вам, возможно, придется немного покопаться. Но знание того, следует ли вам использовать свои навыки расстановки приоритетов или свою способность адаптироваться к изменениям, жизненно важно для улучшения вашего общего управления временем.

Вы можете обнаружить, что хотите улучшить более чем одну область. Если это так, попробуйте сначала начать с одной области, а затем прогрессировать, как только вы освоите первый навык.

Признаки плохого управления временем

Точно так же, как есть преимущества в эффективном управлении временем, недостатки связаны с плохими навыками управления временем. Давайте рассмотрим шесть из них.

1. Потерянное время

Если хорошие навыки тайм-менеджмента могут помочь вам сэкономить время, неудивительно, что верно и обратное.

Если вы отвлекаетесь от работы — перескакиваете с одного проекта на другой или иным образом неэффективно используете свое время — ваша работа займет больше времени. Меньше времени будет доступно для других рабочих проектов или времени вне работы

2.

Отсутствие делегирования полномочий

Часто на вашей тарелке больше, чем вы можете сделать. И если вы плохо управляете своим временем, вы, вероятно, тоже не очень организованы. Из-за этого вам может быть трудно использовать легкодоступную помощь.

Нелегко делегировать полномочия, если вы не понимаете поставленную задачу и то, как именно другие могут помочь. Поэтому неизбежно, что работа будет продолжать накапливаться.

3. Потеря контроля

Проще говоря, если вы не контролируете свое время, оно контролирует вас.

Из-за плохих навыков управления временем вам может быть трудно предсказать, когда вы завершите проект или сможете заняться чем-то другим. Тогда вы не контролируете свое время или свою работу.

Что обычно происходит, когда мы не чувствуем контроля? Мы можем стать напряженными, разочарованными, несчастными и неудовлетворенными своей жизнью. Когда у вас нет контроля, у вас также нет времени и внимания, чтобы полностью посвятить себя другим сферам вашей жизни: отношениям, здоровью, целям.

4. Низкое качество работы

Если плохое управление временем приводит к тому, что вы выполняете проекты в спешке, качество вашей работы, вероятно, также пострадает.

Эффективное сотрудничество и общение необходимы для получения наилучшего конечного продукта.

Итак, хотя может показаться, что вы делаете свою работу лучше всего, когда у вас есть крайний срок, вот реальность: без возможности окончательно отредактировать вашу работу или просмотреть ее без глаз коллеги, есть вероятность, что ошибки ускользнут. ты.

5. Плохая репутация

Если вы посмотрите на этот список до сих пор, вы увидите, что сотрудник, которого он описывает, не будет пользоваться большим уважением в компании.
Вы стали сотрудником, на которого нельзя рассчитывать в спешке? Управление вашим проектом неэффективно? Вы хотите, чтобы коллеги относились к вам именно так?

По мере того, как страдает ваша репутация, уменьшаются и ваши шансы на продвижение и рост.

6. Неспособность достичь цели

Как вы проводите свои часы, так вы проводите свои дни. В конце концов, это то, как вы проводите свою жизнь.

Конечно, у всех нас есть дни, которые хаотичны или заняты бесконечными делами, которые мы не любим и предпочли бы не выполнять. Но если это норма, а не исключение, наблюдение за тем, как вы проводите свое время, может оказаться полезной проверкой.

Следующий вопрос: находится ли то, как вы проводите свое время, под вашим контролем или вне его?

Если это под вашим контролем, развитие навыков тайм-менеджмента может приблизить вас к той жизни, которой вы хотите жить.

3 шага к тому, чтобы лучше управлять своим временем

Управлять своим временем можно, если активно размышлять и развивать основные навыки. Вот первые три шага, которые мы рекомендуем предпринять, чтобы начать свое путешествие и улучшить управление временем:

  1. Начните с самосознания и понимания того, как вы оцениваете свое время и какие навыки нуждаются в улучшении
  2. Проведите аудит времени, чтобы увидеть, где и как вы тратите свое время
  3. Поэкспериментируйте с приведенными выше стратегиями, чтобы развить свои навыки тайм-менеджмента

Начните лучше управлять своим временем сегодня

Теперь вы знаете, насколько важен тайм-менеджмент и каковы некоторые из его многочисленных преимуществ.