Содержание

Как использовать матрицу Эйзенхауэра — Dropbox

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности.  Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь ваш незаменимый помощник — матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить.

  • Первый квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
  • Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
  • Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы требовать вашего внимания, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
  • Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно по возможности избегать. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочности и важности задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам в нужный момент реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления списком заданий, создав шаблон рабочего графика. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам команды, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом управления задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их реализации. С помощью средств автоматизации или интеграции в офисном приложении Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно для бизнеса с точки зрения времени. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут привести к падению результативности. Таким образом будет обеспечена более продуктивная работа вашей команды в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

  • Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;

  • Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;

  • Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;

  • Важная задача – та, которая влияет на будущее;

  • Срочность приоритетнее важности;

  • Бывают задачи не срочные и не важные;

  • Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

11 советов по повышению эффективности [2023] • Asana

Резюме

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает организовывать и расставлять приоритеты задач по срочности и важности. Используя этот инструмент, вы разделите свои задачи на четыре блока в зависимости от задач, которые вы будете выполнять в первую очередь, задач, которые вы запланируете на потом, задач, которые вы делегируете, и задач, которые вы удалите. В этой части мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.

Составление списка дел — первый шаг к выполнению работы. Но как определить, чем заняться в первую очередь, если у вас недостаточно времени, чтобы сделать все за один день? Благодаря эффективной расстановке приоритетов вы можете повысить свою производительность и обеспечить немедленное внимание самым срочным задачам.

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает вам различать срочные и важные задачи, чтобы вы могли организовать эффективный рабочий процесс. В этой статье мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это способ упорядочить задачи по степени срочности и важности, чтобы вы могли эффективно расставлять приоритеты в своей самой важной работе.

Дуайт Д. Эйзенхауэр — 34-й президент Соединенных Штатов и генерал с пятью звездами во время Второй мировой войны — представил идею, которая позже привела к Матрице Эйзенхауэра. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» , взял слова Эйзенхауэра и использовал их для разработки популярного в настоящее время инструмента управления задачами, известного как матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра также известна как матрица управления временем, коробка Эйзенхауэра и матрица срочных и важных дел. Этот инструмент помогает разделить задачи на четыре категории: задачи, которые вы будете выполнять в первую очередь, задачи, которые вы запланируете на потом, задачи, которые вы делегируете, и задачи, которые вы удалите.

Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

Как различать срочные и важные задачи

Срочные и важные могут показаться похожими словами, но при их анализе с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними имеет решающее значение. Разделение срочных и важных дел в матрице Эйзенхауэра может помочь вам определить, какие задачи следует решать вам, а с какими лучше справиться другим членам команды.

Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания. Когда что-то срочное, это нужно сделать сейчас, и есть четкие последствия, если вы не выполните эти задачи в течение определенного периода времени. Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете эти задачи, тем больше стресса вы, вероятно, испытаете, что может привести к выгоранию.

Примеры срочных задач могут включать:

  • Завершение проекта в последнюю минуту

  • Обработка срочного запроса клиента

  • Ремонт лопнувшей трубы в вашей квартире

Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но эти задачи помогут вам достичь ваших долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Вам нужно будет тщательно спланировать эти задачи, чтобы вы могли эффективно использовать свои ресурсы.

Примеры важных задач могут включать:

  • Планирование долгосрочного проекта

  • Профессиональное создание сети для создания клиентской базы

  • Регулярные работы по дому и проекты технического обслуживания

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы можете начать разделять свои задачи на четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра.

Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра

Длинный список задач может показаться ошеломляющим, но цель матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы выполнить эти задачи одну за другой и разделить их по квадрант. Как только вы увидите свои задачи в назначенных им категориях, вы сможете запланировать их и выполнить самую важную работу.

Квадрант 1: Делайте

Квадрант 1 — это квадрант «Выполнение», и в него вы будете помещать любые срочные и важные задачи. Когда вы видите в своем списке дел задачу, которую необходимо выполнить сейчас, которая имеет четкие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите ее в этот квадрант.

Не должно быть сомнений в том, какие задачи попадают в этот квадрант, потому что это задачи, которые находятся на переднем плане вашего разума и, вероятно, вызывают у вас наибольший стресс.

Квадрант 2: Приложение

Квадрант два — это квадрант «расписание», и сюда вы будете помещать любые задачи, которые не являются срочными, но все же важны. Поскольку эти задачи влияют на ваши долгосрочные цели, но их не нужно выполнять сразу, вы можете запланировать их на потом.

Вы начнете выполнять эти задачи сразу после того, как выполните задачи в первом квадранте. Вы можете использовать различные советы по тайм-менеджменту, которые помогут вам выполнить задачи в этом квадранте. Некоторые полезные стратегии могут включать принцип Парето или метод Помидора.

Квадрант 3: делегирование

Квадрант 3 — это квадрант «делегата», и здесь вы размещаете любые срочные, но не важные задачи. Эти задачи должны быть выполнены сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.

Поскольку у вас нет личной привязанности к этим задачам и для их выполнения, скорее всего, не требуется определенного набора навыков, вы можете делегировать эти задачи другим членам вашей команды. Делегирование задач — один из наиболее эффективных способов управления рабочей нагрузкой и предоставления вашей команде возможности расширить свой набор навыков.

Квадрант 4: Удалить

После того, как вы просмотрите свой список дел и добавите задачи в первые три квадранта, вы заметите, что осталось несколько задач. Оставшиеся задачи — это задачи, которые не были срочными или важными.

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы просто мешают вам достигать своих целей. Поместите эти оставшиеся пункты в свой список дел в четвертый квадрант, то есть в квадрант «удалить».

Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра

4 совета по расстановке приоритетов задач

Лучший способ понять разницу между срочностью и важностью — использовать матрицу Эйзенхауэра, но вы все еще можете столкнуться с трудностями при расстановке приоритетов задач. Вот несколько советов, которые помогут вам расставить приоритеты при сортировке задач в каждом квадранте.

1. Цветовое кодирование задач

Цветовое кодирование задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать высокоприоритетные элементы. Когда вы просматриваете свой инструмент списка дел, попробуйте выделить себе четыре цвета в зависимости от уровня приоритета. Используйте код следующим образом:

  • Зеленый = Приоритет с наивысшим приоритетом

  • Желтый = второй высокий приоритет

  • Синий = третий приоритет

  • Red = не приоритет

9004. цвет, эти цвета будут напрямую переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра. Ваши зеленые задачи — это ваши «выполняемые» задачи для первого квадранта. Ваши желтые задачи — это ваши «расписанные» задачи для второго квадранта. Ваши синие задачи — это ваши «делегированные» задачи для третьего квадранта, а ваши красные задачи — ваши «удаленные» задачи для четвертого квадранта.

2. Ограничьте количество задач до 10 на квадрант

Даже если в вашем списке дел много задач, постарайтесь ограничить количество задач до 10 на квадрант. Это предотвратит загромождение матрицы Эйзенхауэра.

Вы можете создать несколько матриц, но ограничение списка задач необходимыми элементами действий гарантирует, что вы начнете процесс определения приоритетов без потери времени.

Устали не доводить дела до конца? Освойте метод GTD за 5 шагов

3. Составьте личные и профессиональные списки дел

Еще один способ ограничить количество элементов в матрице Эйзенхауэра — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.

Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и они, вероятно, также потребуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять своими личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.

4. Устраните, а затем расставьте приоритеты

Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы будете обращаться к четвертому квадранту, прежде чем переходить к первому, второму и третьему квадрантам.

Просматривая свой список дел, оцените, какие пункты вы записали, чего там быть не должно.

На самом деле, 60 % нашего рабочего времени тратится на работу, связанную с работой, например, на обмен подтверждениями статуса или отслеживание информации. Если вы можете быстро стереть элементы, сделайте это. Это ускорит процесс расстановки приоритетов, и вы, скорее всего, пройдете второй раунд исключения на серверной части.

Пример матрицы Эйзенхауэра

Чтобы лучше понять, какие задачи вы можете поместить в каждый квадрант вашей матрицы Эйзенхауэра, мы пошли вперед и предоставили вам несколько примеров здесь.

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 1:

  • Напишите пост в блоге, который должен быть завтра

  • Завершить предложение проекта

  • Ответ на клиентские электронные письма

9004 . включить в квадрант 2:

  • Записаться на курс повышения квалификации

  • Посетить сетевое мероприятие

  • Внести улучшения в личный проект

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 3:

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 4:

Помните, что лучше иметь отдельные матрицы для работы и домашней жизни, чтобы вы могли решать свои списки дел с использованием методов, наиболее подходящих для времени и места.

Создайте свою матрицу Эйзенхауэра с помощью инструментов управления задачами

Сортировка списка дел — самая сложная часть матрицы Эйзенхауэра, но благодаря автоматизации вам больше не нужно выполнять этот шаг вручную.

Используйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы определить, какие из ваших задач имеют наивысший приоритет. С помощью управления задачами вы можете классифицировать, выделять цветом и делегировать задачи своей команде. Позвольте матрице Эйзенхауэра повысить вашу производительность, чтобы вы могли достичь своих целей за меньшее время.

Создать шаблон матрицы Эйзенхауэра

Матрица срочной важности, Шаблон матрицы срочной важности

Что такое Матрица срочной важности?

Матрица «срочно-важно» — это простой, но эффективный инструмент для расстановки приоритетов в списке дел на основе уровня срочности и важности каждой задачи. Ее иногда называют «матрицей Эйзенхауэра» или «матрицей решений Эйзенхауэра», и она является одной из самых простых в реализации стратегий тайм-менеджмента.

Последние два имени относятся к одному из самых «эффективных» президентов США в истории, Дуайту Эйзенхауэру, который пошутил над номером : «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». (узнать больше)

Когда вы работаете с ограниченными ресурсами, вы не можете просто сосредоточиться на выполнении большого объема работы; вам нужно сосредоточиться на том, чтобы делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.

Советы по проведению эффективного срочного важного анализа