Содержание

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!


Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

  • Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
  • Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
  • Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
  • Важная задача – та, которая влияет на будущее;
  • Срочность приоритетнее важности;
  • Бывают задачи не срочные и не важные;
  • Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

квадрат эйзенхауэра

квадрат эйзенхауэра | runemagic.ru рунолог, гадание на рунах, рунические амулеты.

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные». Д.Эйзенхауэр.

Цейтнот. Нехватка времени. Ничего не успеваю. Слова знакомые многим. Мы тратим кучу времени и сил на тушение «пожаров», борьбу с «текучкой», но она все наваливаются и наваливаются, а важные дела, продвигающие нас вперед так и не делаются.

У каждого человека в сутках 24 часа. Но все используют их по-разному.
Одни люди находят время и на работу, и на семью, и на хобби.
Другие же тонут в текучке, хватаются за все подряд и не поспевают нигде.

Почему у одних получается, а у других нет? Как все успевать?

Ответ прост — планирование и расстановка приоритетов. Это самые важные инструменты достижения цели. При грамотном планировании эффективность деятельности возрастает во много раз.

Человек, который хочет многого достичь и многое сделать непременно должен уметь грамотно планировать и расставлять приоритеты.

Прекрасный способ планирования получил название квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, президент США. Он отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени способ, впоследствии названный его именем — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.


Суть этого метода заключается в том, что все дела, запланированные на день разбиваются на четыре квадрата:

1) квадрат несрочных/важных дел;

2) квадрат срочных/важных дел;

3) квадрат срочных/неважных дел;

4) квадрат несрочных/неважных дел.


Метод квадрат Эйзенхауэра заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности на каждый день.

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Конечно, в первую очередь нужно определить свои приоритеты, свои цели. Провести категорирование дел:
определить что для вас важно/срочно, что важно/несрочно, то неважно/срочно, а что неважно/несрочно.
Понять для себя, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а что не будете делать вообще.

Если вы испытываете проблемы с определением жизненных приоритетов, вы можете воспользоваться моим руническим раскладом для решения этой проблемы.

1. Секрет успешного планирования и эффективного достижения цели заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь дела из первого квадрата несрочных, но важных дел, которые продвигают человека вперед и обеспечивают его будущее.

2. Необходимо стремиться к минимизации количества дел из второго квадрата срочных и важных дел. Как правило сюда попадают так называемые «пожары», которые необходимо тушить и которые отнимают много сил и нервов.

3. От дел из третьего квадрата срочных, но неважных дел лучше всего отказаться или так же свести их к минимуму.

4. Наконец, дела из четвертого квадрата несрочных и неважных дел оптимальнее всего отдать поручить другим людям, службам или автоматизированным сервисам.


Я использую квадрат Эйзенхауэра уже 2 месяца и с удовлетворением отмечаю для себя, что в последнее время я спокойно и методично занимаюсь преимущественно важными, но несрочными делами, которые планомерно продвигают меня к моим целям. А всевозможная текучка и нервотрепка практически сошли на нет.

Я хочу, чтобы как можно больше людей умели грамотно планировать свои дела и добиваться своих целей.

Поэтому я решил и подготовил PDF файл с квадратом Эйзенхауэра, который вам остается только скачать, распечатать и использовать.

Скачать ежедневник Эйзенхаура можно ЗДЕСЬ.

Перейдите по ссылке на слове «ЗДЕСЬ», либо нажмите на нее правой кнопкой мышки и выберете «сохранить как».

Скачать ежедневник Эйзенхаура чёрно-белую версию (экономичнее распечатывать) можно ЗДЕСЬ.

Вы можете использовать квадрат Эйзенхауэра как для ежедневного, так и для еженедельного и даже ежемесячного планирования. Пробуйте, экспериментируйте. Успехов вам во всех ваших начинаниях и делах!



Поделиться страницей в социальных сетях:

[evc_social_likes]

Матрица Эйзенхауэра. Приоритеты по матрице Эйзенхауэра

Как разделить срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в жизни.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять
их приоритетность по срочности и важности,
выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста.
Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

  1. Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
  2. Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
  3. Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
  4. Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности
– «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?»
И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию
«7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент
для расстановки приоритетов дел,
теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем,
Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности»,
устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными.
Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно.
Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий.
Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни.
Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка,
боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

Квадрант 2: решить, когда сделать

Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны.
Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени.
Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию.
Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать.
Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык.
Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи.
Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так.
Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно.
Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной?
Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей.
Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения.
Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему.
Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него.
Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё.
Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

Квадрант 4: устранить

Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4.
Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.

Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте,
то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.

Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет.
Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью
важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы.

Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов,
чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность.
Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели.
Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

  1. Было ли это срочно для меня?
  2. Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям,
проведите хронометраж дня.
Узнайте, на что тратится ваше время.
Довольны ли вы своим балансом квадрата?

Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

  • Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков.
    В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
  • Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю.
    Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
  • Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении
    баланса чрезмерной рабочей нагрузки.
    Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

  • Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
  • Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
  • Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
  • Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

  • Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
  • Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
  • Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

  1. Помещение дел в список освобождает ваш разум.
    Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь.
    Попробуйте попрактиковать метод Альпы.
  2. Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти.
    Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный.
    Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
  3. Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач.
    Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
  4. Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас.
    Не позволяйте другим определять ваш приоритет.
    Планируйте утром, затем начинайте работу.
    И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
  5. Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.

Дополнительные материалы:

Перемещая свои приоритеты в сторону четверти качества, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помнить, на чём вы должны фокусироваться изо дня в день.

победить прокрастинацию по методу американского президента — Skyeng Magazine

6 сентября мир отмечает День борьбы с прокрастинацией. У нас есть отличная идея, как отметить его: проведите этот день так, чтобы в плане не осталось ни одной невыполненной задачи. Лайфхак — нужно рассортировать дела по важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра — одна из самых известных методик для тайм-менеджмента. Говорят, ее придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, когда тонул в потоке дел. А система распределения задач по срочности и важности его спасла.

Матрица дел помогает понять, какие дела нужно делать в первую очередь, а какие можно отложить, а какие — и вовсе вычернуть из списка. Так получается выйти из режима постоянного аврала и тратить силы на то, что действительно улучшает жизнь.

Нарисуйте квадрат и разделите его на 4 части: вертикальная ось будет обозначать важность дел, а горизонтальная — их срочность. Так у вас получится 4 квадрата:

Все новые задачи вписываются в один из квадратов. Планируя свой день, в первую очередь делайте задачи из квадрата А, потом — В, затем — C. Задачи из квадрата D выполнять вообще необязательно. Ими можно заняться только если вам сильно этого хочется.

Например: полечить больной зуб, подготовиться к завтрашнему экзамену, встретиться с клиентом.

Это кризисы, которые невозможно игнорировать.

Когда делать: в первую очередь. Всегда начинайте день с выполнения задач из этого квадрата. Если вы все делаете правильно, дела в квадрате А должны появляться только из-за форс-мажоров, на которые никак не повлиять.

Что будет, если не сделать: проблемы в ближайшем будущем — зуб заболит так, что невозможно будет спать; оценка за экзамен окажется ниже возможной; сделка сорвется.

Например: сходить в зал, позаниматься английским, спланировать следующий отпуск.

Это стратегические задачи, которые имеют самое большое влияние на нашу жизнь.

Когда делать: запланированно и регулярно. Задачи из квадрата В должны составлять большую часть ежедневного расписания.

В идеале такие дела должны превратиться в полезные привычки: ходить в зал по утрам до работы или учить новые слова за обедом. Сформировать привычку заниматься английским вы сможете на нашем бесплатном марафоне.

Сформируйте привычку учить английский

Советы и инструменты для тренировки.

Скоро на имейл вам придет письмо с инструкцией. А пока запишитесь на бесплатное онлайн-занятие с преподавателем и получите в подарок еще 2 урока.

Получить 2 урока

Обрабатываем заявку

Скоро на имейл вам придет письмо с инструкцией. А в течение часа мы позвоним и подберем удобное время занятия. Продуктивного дня 🙂

Ой, произошла ошибка обработки. Попробуйте еще раз чуть позднее.

Ой, произошла ошибка обработки. Скорее всего, такой имейл или телефон уже зарегистрирован.

Что будет, если не сделать: дела переползут в квадрат А и станут пожарами — похудеть к свадьбе; подготовиться к командировке через 3 недели; найти дешевые билеты на следующий месяц.

Например: погулять с собакой, прибраться дома перед незапланированным приходом гостей, пойти на вечеринку бывшего одноклассника.

Эта категория дел съедает время и отвлекает от действительно важных задач.

Когда делать: не делать самому — делегировать. Полы вымоет клинер, погулять с собакой может ребенок-подросток, который весь день просидел перед компьютером.

Что будет, если не сделать: небольшие неприятности — может быть неловко перед гостями за посуду в мойке или одноклассник обидится и перестанет лайкать ваши посты в фейсбуке. Если для вас это серьезные последствия, переносите такие дела в квадрат А.

Например: посмотреть еще одну серию «Академии „Амбрелла“», испечь маффины по рецепту из инстаграма, разобрать шкаф.

Эти дела не улучшают жизнь и не помогают двигаться к целям — но иногда заняться ими приятно.

Когда делать: после того, как вы переделали задачи из остальных квадратов. После, а не до и не вместо. Пусть эти дела будут вам наградой за продуктивный день.

Что будет, если не сделать: останется больше времени на важные дела. Это не значит, что от развлечений нужно совсем отказаться — отдых тоже важное дело. Но больше пользы и радости принесет спланированный поход в кино, чем залипание на нетфликсе.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте


Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.


Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.


В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.



Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.



Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.


Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.


Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем  четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.


Как выглядит матрица Эйзенхауэра


  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.

  • Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.

  • Вопросы здоровья.


Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.


Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.


  • Основная деятельность.


Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА. 


  • Отвлекающие факторы.


Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.


Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.


Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:


  • не несущие никакой пользы;

  • наши любимые.


Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.


Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».


В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.


Начните прямо сейчас. Скачайте шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно!


Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.


А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.


Курс «Управление Digital-проектами»


Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.


  •  32 часа теории и 16 практических заданий

  • Живая обратная связь с преподавателями

  • Неограниченный доступ к материалам курса

  • Стажировка в компаниях-партнёрах

  • Дипломный проект от реального заказчика

  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Как справляться с задачами | Блог Мегаплана

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.


Срочные и важные задачи
— задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.


Не срочные, но важные задачи
рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.


Срочные, но не важные задачи
— самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.


Не срочные и не важные задачи
не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:








Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге

Написать клиентскую историю компании

Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах



Срочное, но не важное Не срочное и не важное

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:






Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей

Написать клиентскую историю компании

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах





Срочное, но не важное Не срочное и не важное
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Почитать книгу
Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги Выйти на пробежку
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок Пролистать ленту фейсбука

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра — Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто эффективное

© iStockphoto
blackred

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас всего несколько дней, чтобы собрать все вместе, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел.Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы, вызывающие временной стресс, являются одними из наиболее распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им нужно сделать слишком много работы в слишком короткий срок. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

В своем выступлении на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей в 1954 году бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные. и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным «. Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить время на важные дела, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

  • Важные виды деятельности приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
  • Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия того, что мы с ними не общаемся, проявляются немедленно.

Когда мы знаем, какие действия являются важными, а какие срочными, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на несущественных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел

или Программа действий,

вы это уже сделали.)

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1 — Срочность / важный принцип Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете исключить действия в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом.

.

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — выделить в своем расписании некоторое время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте о том, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не становились срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать

их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче»

здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы

, они часто не будут просить вас заняться «неважными» делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает быстро определить виды деятельности, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые следует игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

  • Важно и срочно.
  • Важно, но не срочно.
  • Не важно, но срочно.
  • Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Как стать более продуктивным, используя «ящик Эйзенхауэра»

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, отбывшим два срока с 1953 по 1961 год. За время своего пребывания в должности он запустил программы, которые непосредственно привели к развитию системы автомагистралей между штатами в Соединенных Штатах, запуску Интернета ( DARPA), исследование космоса (НАСА) и мирное использование альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

До того, как стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом в армии США, служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию ​​и Германию. .

В других случаях он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО и каким-то образом нашел время, чтобы заняться такими хобби, как гольф и рисование маслом.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою продуктивность не только в течение недель или месяцев, но и десятилетий. И по этой причине неудивительно, что его методы управления временем, управлением задачами и продуктивностью изучались многими людьми.

Его самая известная стратегия продуктивности известна как ящик Эйзенхауэра (или матрица Эйзенхауэра), и это простой инструмент для принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас.Давайте поговорим о том, как стать более продуктивным и как работает стратегия Эйзенхауэра.

Коробка Эйзенхауэра: как быть более продуктивным

Стратегия Эйзенхауэра для действий и организации ваших задач проста. Используя приведенную ниже матрицу решений, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

  1. Срочно и важно (задачи сделаете сразу).
  2. Важно, но не срочно (задачи, которые вы планируете выполнить позже).
  3. Срочно, но неважно (задачи вы делегируете кому-то другому).
  4. Ни срочно, ни по важности (задачи, которые вы устраните).

Самое замечательное в этой матрице состоит в том, что ее можно использовать для общих планов продуктивности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») И для более мелких, ежедневных планов («Что мне делать сегодня?»).

Вот пример того, как сегодня выглядит моя шкатулка Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.
— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это вещи, на которые, как вам кажется, нужно реагировать: электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея, «важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям». 1

Разделить эти различия достаточно просто, чтобы сделать один раз, но делать это постоянно может быть сложно. Причина, по которой мне нравится матрица Эйзенхауэра, заключается в том, что она обеспечивает четкую основу для принятия решений снова и снова.И, как и все в жизни, последовательность — самая сложная часть.

Вот еще несколько наблюдений, которые я сделал с помощью этого метода.

Устранение перед оптимизацией

Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании и натолкнулся на интересную цитату:

«Нет кода быстрее, чем код без кода».
–Кевлин Хенни

Другими словами, самый быстрый способ сделать что-то — будь то чтение компьютером строки кода или вычеркивание задачи из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу.Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще этого не делать. Это не повод для лени, а скорее предложение заставить себя принять трудные решения и удалить любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог, чтобы избежать действительно сложного вопроса: «Действительно ли мне нужно это делать?» Гораздо легче оставаться занятым и говорить себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным или «поработать немного позже сегодня вечером», чем терпеть боль, связанную с устранением задачи, которую вам удобно выполнять, но это не так. наилучшее и эффективное использование вашего времени.2

Как говорит Тим ​​Феррис, «быть занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».

Я считаю, что матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что она заставляет меня усомниться в том, действительно ли действие необходимо, а это означает, что я с большей вероятностью перенесу задачи в квадрант «Удалить», чем бездумно их повторяю. И, честно говоря, если вы просто избавитесь от всего, на что вы тратите время каждый день, вам, вероятно, не понадобятся какие-либо советы о том, как быть более продуктивным в важных делах.

Помогает ли это мне в достижении моей цели?

И последнее замечание: может быть трудно избавиться от лишней траты времени, если вы не уверены, над чем работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс, лежащий в основе ящика Эйзенхауэра.

Эти два вопроса…

  1. Над чем я работаю?
  2. Какие основные ценности движут моей жизнью?

Это вопросы, которые я задавал себе в своем Ежегодном обзоре и Отчете о добросовестности.Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. Решить, какие задачи выполнять, а какие удалить, становится намного проще, если вы четко понимаете, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра не идеальная стратегия, но я обнаружил, что она является полезным инструментом принятия решений для повышения моей продуктивности и устранения поведения, которое требует умственной энергии, тратит время и редко приближает меня к моим целям. Надеюсь, вам это тоже пригодится.3

Инструменты коучинга 101: Матрица срочно-важных — что это такое и как ее использовать! | Launchpad

Матрица срочно-важного — это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, который помогает людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для самых разных коучей, от карьерного, исполнительного и бизнес-коучинга до жизни и даже духовного коучинга.

Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто неорганизован, чтобы помочь им быть более сосредоточенными, и это убедительный экспериментальный инструмент для использования на семинаре или семинаре.Разве не было бы неплохо прокатиться на волне, а не наоборот?

Что ж, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач. Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Именно доктор Стивен Кови (известный «Семь навыков высокоэффективных людей») принял эти концепции в широкое распространение, назвав их «Матрица срочности и важности» в своей знаменитой книге.

Квадрант 1 — Кризисные или «важные и срочные» задачи

What: Задачи, попадающие в этот квадрант, включают сроки, срочные встречи, неотложные проблемы, кризисные ситуации и тушение пожаров.Это может быть что угодно: от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или сбоя бизнес-процесса до прорыва трубы или проблемы со здоровьем, такой как зубная боль, которую не удалось устранить!

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы испытываем стресс и выгораем.

Действие: Свести к минимуму время, проведенное в этом квадранте, путем определения приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в квадранте 2.Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и прояснении приоритетов, а также в поиске способов выделить время для этих важных задач. Вы также можете найти полезное упражнение «Большие камни», в котором они сначала определяют и сосредотачиваются на завершении своих «больших камней», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае заполняют их жизнь.

Коучинговый совет: Если ваш клиент находится в должности линейного руководства или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем менеджер проекта.Но всегда есть улучшения, проводя больше времени в Квадранте 2 — возможно, выделяя время на построение отношений, внедрение систем и процессов и делегирование полномочий.

Квадрант 2 — Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

Magic Quadrant — это все равно что кататься по волне, оставаться в курсе важных дел, добиваться прогресса и не позволять вещам становиться неотложными из-за недостатка внимания!

What: Это ваш квадрант МАГИИ! Также называется квадрантом большой картины.Эти действия продвигают нас к нашим большим целям и проектам и могут включать в себя планирование, взаимоотношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, а также оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам поддерживать баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получим твердую поддержку от других.Все это означает меньшее количество кризисов, которыми нужно будет управлять позже, что хорошо для наших клиентов, их карьеры И организаций, в которых они работают.

Действие: Помогите своим клиентам максимизировать время, проведенное в этом квадранте. Выделите определенное время для планирования, построения отношений, подготовки к проблемам и заботы о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы помочь им понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и усилия в долгосрочной перспективе.

Коучинговый совет: Многие люди не тратят время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям определить , какие действия и задачи дают им максимальные результаты с наименьшими усилиями .

Квадрант 3 — Прерывания или «срочные и неважные» задачи

What: Задачи или действия в этом квадранте отвлекают нас от наших важных задач или отвлекают от них. Это может быть что угодно: от коллег, которые заходят поболтать, без надобности проверяют вашу электронную почту, отвечают на телефонные звонки, и заканчивая перебоями других людей и неважными встречами.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, нам кажется, что мы не достигли многого или ничего не добились. Часто в результате мы неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, разочарованными и напряженными.

Действие: Сведите к минимуму количество времени в этом квадранте, просмотрев и установив приоритеты в списке задач и сосредоточив внимание в первую очередь на задачах высокой важности. Клиентам также может потребоваться помощь, чтобы сказать «нет», задать вопросы или делегировать прерывания другим людям.

Коучинговый совет: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вы также можете найти полезным ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам выявить закономерности, понять источник их перебоев и составить план действий.

Квадрант 4 — отвлекающие факторы или «несрочные и неважные» задачи

Что: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от текущих задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или неуместных электронных писем или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любых действий, которые мы используем, которые тратят время и позволяют избежать необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи вовремя, и можем утомлять, нервничать и быть неспособными работать эффективно. В нашу личную жизнь такие вещи, как чрезмерное количество просмотров или интернет-серфинг дома, также могут подпадать под эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к негативному разговору с самим собой, депрессии и увольнению людей!

Некоторые из этих отвлекающих факторов могут вызывать у нас чувство бодрости в отмеренных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто чтобы максимально использовать время, нам нужно знать, когда, где и как часто мы отвлекаться.

Действие: Избавьтесь от времени, которое бессознательно отвлекает. Используйте время, полученное в этом квадранте, для усиления других областей.

Коучинговый совет: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех своих отвлекающих факторов и того, сколько времени они тратят на каждое из них, записывая это в течение недели. Когда они складывают общее потраченное время, они могут испытать шок … Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые их вдохновляют и волнуют — на чем-то достаточно большом, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им составить «Список того, что не нужно делать», инструмент для коучинга, который просит клиентов записать список того, что НЕ делать, и помогает им просмотреть и придумать поддерживающий план действий.

Срочно важный шаблон матрицы и рабочий лист

Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш готовый шаблон срочной важной матрицы и рабочий лист. Этот инструмент коучинга делает отличным домашним заданием — у него есть место для ваших клиентов, чтобы они могли записать свои собственные уникальные задачи и траты времени в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, чтобы помочь вашему клиенту оценить их тайм-менеджмент, анализируют и обобщают, то, что они узнали, И устанавливают 3 действия для реализации своих знаний, и улучшения того, как они используют свое время в будущем.Это также отличное упражнение в мастерской.

Резюмируя матрицу срочно-важных

Суть простой, но действенной матрицы срочной важности:

  1. К сознательно отдавать приоритет нашим наиболее важным задачам и планировать и делегировать, чтобы мы имели дело с проблемами ДО того, как они станут неотложными кризисами и
  2. С

  3. по узнайте о наших прерываниях и отвлечениях, чтобы мы могли уменьшить или устранить их .Это дает людям возможность управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы они могли выполнять свои приоритетные задачи более приятным и менее напряженным способом.

Заключительное слово: Сколько времени ваш клиент проводит в каждом квадранте, будет зависеть от многих вещей, включая их личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью, а также тип работы (и даже начальника), который у них есть. Каждому нужно найти уникальный способ работы, который подходит им, и наша работа как тренеров — помочь им в этом.

Если вам понравилась статья 101 инструментария коучинга о матрице срочно важного, вам также может понравиться:

Как решить, что важно и срочно (без списка дел)

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов в период с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом в армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр достиг многого и сохранял высокую производительность в течение многих лет до самой своей смерти.

Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, — это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач — различить важное и срочное — и повысить вашу продуктивность сегодня.

Вот как это работает.

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

—Дуайт Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра, известная также как Матрица срочности и важности, впервые была популяризирована в книге «7 привычек высокоэффективных людей» (аудиокнига), которая состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам решать задачи и расставлять приоритеты. срочность и важность.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

Срочные и важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно).
Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).
Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
Ни срочно, ни по важности (задачи необходимо устранить).
Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке от верхнего левого, верхнего правого, нижнего левого и нижнего правого):

Квадрант 1: важные, но несрочные

Задачи в этом квадранте не имеют крайний срок не за горами, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры: упражнения, ведение дневника, учеба, время с семьей.

В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом поле,

Квадрант 2: Срочные и важные

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.

Задачи в этом поле должны быть заранее устранены заранее, если они ранее находились в квадранте 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой напрасную трату времени, которая не помогает вам достичь ваших долгосрочных целей.

Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть времени на действия, указанные в этом поле. Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что сработало для меня, — это не обязательно исключение действий из этой коробки, а вместо этого их минимизация и использование в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но неважно

Действия в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями второго квадранта.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не добились большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания.Они заставляют вас реагировать, беспокоиться и нервничать.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений — чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Я нашел лучшие способы различать срочные и важные задачи:

Определить и записать то, что важно i.е. жизненные цели, основные ценности и
Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.
Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем через делегирование, либо времени, либо другим людям»

— Стивен Кови

Что происходит, когда у вас не хватает времени на какое-то действие или вы не можете решить, как уместить их всех в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на этот вопрос лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или другому, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, пишущий отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д. достижение цели, например, вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. д.

Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном контрольном списке вопросов из двух этапов :

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет — полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) — Можно ли делегировать эту задачу кому-то другому, который сделает это за меня?

Если да, делегируйте.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответствующим образом.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не изучил этот контрольный список и, наконец, не поручил важную уборку профессиональному уборщику.Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как продуктивности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни не в том, как это сделать, а в том, что я на самом деле должен делать прямо сейчас? Что мне нужно делегировать, а что нужно устранить?

Матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над тем, что действительно важно для вас.Это заставляет вас думать о том, что срочно и важно, и помогает оставаться в проактивном образе мышления.

Сосредоточив внимание на том, что вам нужно, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить продуктивность на всю жизнь.

Мэйо Ошин пишет на MayoOshin.com , где делится практическими идеями самосовершенствования и доказанной наукой для улучшения здоровья, продуктивности и творчества. Чтобы получить практические идеи о том, как перестать откладывать на потом и выработать здоровые привычки, вы можете подписаться на его бесплатную еженедельную рассылку здесь .

Версия этой статьи первоначально появилась на mayooshin.com как «Матрица Эйзенхауэра: как решить, что важно и срочно (без списка дел).

Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови« 7 привычек высокоэффективных людей ».

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция осталась нетронутой.

Четыре квадранта управления временем

Все, что вы делаете в жизни, можно классифицировать по срочности и важности. Мы часто проводим свою жизнь, сосредоточившись на срочном, а не на важном.Важно научиться различать эти два понятия.

Матрица управления временем: все, что вы делаете в жизни, можно классифицировать по срочности (срочно или не срочно) и по важности (важно или не важно).

Важное и срочное Кризисные и чрезвычайные ситуации
Важное, но не срочное Профилактика, планирование и улучшение
Неважное, но срочное прерывание работы
Не важно и не срочно Расточители времени

Мы часто проводим свою жизнь, сосредоточившись на срочном, а не на важном.В бизнесе, как и в жизни, чрезвычайно важно спросить себя: «Я делаю это, потому что это действительно важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Нельзя игнорировать важные и срочные дела, такие как кризисы и чрезвычайные ситуации. Однако чем больше времени вы потратите на несрочные, но важные дела (предотвращение, планирование, улучшение), тем меньше у вас будет кризисов и чрезвычайных ситуаций.

Ниже приводится более подробное объяснение каждого квадранта вместе с некоторыми примерами:

Квадрант 1: Важное и срочное

Режим пожаротушения: кризисные ситуации, очень жесткие сроки для важных проектов, чрезвычайные ситуации со здоровьем и семьей и т. Д.

Квадрант 1 — это неотложный важный квадрант: вещи, которые вам определенно НЕ следует игнорировать.Однако слишком много времени проводить в режиме пожаротушения приведет к стрессу и выгоранию. Вы попадете в бесконечный цикл антикризисного управления.

Единственный способ сократить время, проводимое в этом квадранте, — это проявлять инициативу, уделяя больше времени важным вещам ДО того, как они станут чрезвычайными ситуациями (см. Квадрант 2 ниже).

Квадрант 1 Пример
Борьба с сердечным приступом — неотложная и важная проблема, которую нельзя игнорировать (но, возможно, ведя более здоровый образ жизни, такие чрезвычайные ситуации со здоровьем можно уменьшить или полностью избежать).

Квадрант 2: важно, но не срочно

Здесь вы должны проводить большую часть своего времени.

Задачи

Quadrant 2 связаны с планированием, предотвращением, улучшением возможностей, построением отношений, распознаванием новых возможностей и т. Д.

Тратить время на эти важные дела, должно привести к ясному видению и сбалансированной жизни, дисциплине, контролю и все меньше и меньше кризисных ситуаций.

Квадрант 2 Примеры

  • Часто покупайте цветы для своих близких «просто потому»
  • Здоровое питание и физические упражнения, чтобы избежать проблем со здоровьем в будущем
  • Профилактическое обслуживание дома или автомобиля
  • Чтение, обучение и образование
  • Формирование связей и укрепление отношений с вашим друзья и семья
  • Самостоятельное обновление и тратить время на то, что вдохновляет и поднимает вас

Квадрант 3: не важно, но срочно

Многие из нас проводят большую часть своего времени в этом квадранте, путая срочное с важным.

Перебои, звонки на телефоны, большинство электронных писем и т. Д. Слишком много времени на неважные срочные дела приводит к очень краткосрочному сосредоточению внимания с постоянным кризисным управлением. Ваши планы и цели будут казаться все более бесполезными, поскольку у вас вряд ли будет время на них. Ваши отношения и репутация пострадают, и вы будете чувствовать себя жертвой, не контролируя свою жизнь.

Квадрант 3 Пример

Вы запланировали важную встречу с коллегой на 2 недели раньше срока.У этого человека очень мало времени, поэтому вы выделяете 30-минутное окно, чтобы заняться очень важным делом. Когда вы садитесь и начинаете встречу, ваш телефон звонит.

Телефон кричит: «Подними меня! Забери меня! Забери меня!» Большинство людей возьмут трубку и пожертвуют очень важной встречей ради, скорее всего, неважного, но срочного звонка.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Это расточители времени в вашей жизни.

Слишком много времени на несрочные и неважные дела может привести к зависимости от других в ваших основных вопросах, потере работы, безответственности и т. Д.

Квадрант 4 примера

  • Обычная занятая работа
  • Бездумный веб-серфинг
  • Слишком много смотрю телевизор
  • Множество приятных занятий

Как мне это сделать, чтобы улучшить свою жизнь?

Как нам перейти из квадрантов 1, 3 и 4 и выделить больше времени для занятий из квадранта 2?

А.Определите деятельность в квадранте 2.

  • Запишите все действия в квадранте 1 и 3, которые вы обычно выполняете (все срочно).
  • Запишите, как вы можете предотвратить повторение этих действий или их превращение в чрезвычайные ситуации в первую очередь: Это ваши новые действия в квадранте ii .

Б. Свободное время для действий в квадранте 2

  • Посмотрите на все в квадранте 4 и ПРЕКРАТИТЕ ИХ!
  • Посмотрите на все дела в квадранте 3 и тоже перестаньте их делать.Это сложнее, потому что нужно говорить людям НЕТ.
  • Теперь у вас должно быть время потратить на Квадрант 2

C. Запланировать время для Квадранта 2

  • Запланируйте время для занятий в квадранте 2.
    (Поместите их в свой календарь, как собрание).
  • СДЕЛАЙТЕ ТО, ЧТО ВЫ ЗАПИСАНИЛИ!

D. Уменьшение квадранта 1

  • Прелесть того, что вы проводите больше времени в Квадранте 2, заключается в том, что оно постепенно сокращает все ваши действия в Квадранте 1.
  • По мере того, как вы сокращаете активность в квадранте 1, у вас появляется больше времени для квадранта 2, создавая эффект маховика.

Просто, правда?

Не совсем так. Вопрос «Что для меня важно?» обычно не имеет однозначного ответа.

Какой я квадрант?

Пример 1: Посещение спортивного мероприятия

(хоккей, бейсбол, футбол и т. Д.)

В какой квадрант это попадает? Ответ — это зависит от ВАШИХ приоритетов и того, что для ВАС важно.Внешне он явно похож на предмет Q4 — расточитель времени. Не срочно и уж точно не важно.

Но это может быть событие второго квартала (важное), если вы считаете, что это событие дает возможность провести время, строя отношения с родителями, детьми или друзьями.

Пример 2: Просмотр телевизора

Очевидно, еще один предмет из четвертого квартала: расточитель времени. Либо это? Если просмотр телевизора снимает стресс и помогает расслабиться после напряженного дня, это вполне может быть занятием во втором квартале.Просто до тех пор, пока вы правильно его оформляете и правильно потребляете.

Чтобы добиться успеха с этим методом, вы должны иметь очень четкое представление о том, что для вас важно, каковы ваши долгосрочные цели и т. Д. Для получения дополнительной информации о том, как планировать свою неделю в соответствии с этой структурой, см. Мое сообщение в блоге о том, как я Спланируйте мою неделю.

Ссылки по теме


Нравится:

Нравится Загрузка …

Автор: Алексей Чарторыйский

Алекс является директором по цифровому маркетингу в Manitobah Mukluks, самом быстрорастущем канадском бренде обуви, где он помогает производителю роскошных зимних ботинок ускорить прибыльный рост с помощью цифрового маркетинга.Алекс имеет более чем 20-летний опыт работы в сфере электронной коммерции и цифрового маркетинга.
Просмотреть все сообщения Alex Czartoryski

Единственное, что вам нужно помнить о семи навыках высокоэффективных людей

Обложка из 7 навыков высокоэффективных людей

Стивен Кови умер на прошлой неделе. Он стал пионером в жанре самопомощи в бизнесе, опубликовав в 1989 году свою мега-популярную книгу «Семь навыков высокоэффективных людей».«

Когда я увидел, что он умер, меня охватила паника, потому что я не мог вспомнить ни одной из семи привычек.

Это напугало меня, потому что я любил эту книжку. Я, должно быть, прочитал его 4 или 5 раз и попытался привыкнуть ко всем навыкам.

Я пошел в Википедию, чтобы найти 7 привычек, которые здесь присутствуют.

Тогда я немного разочаровался. Некоторые из них были не так хороши, как я помню ….

Привычка 6: Синергия — объединяйте сильные стороны людей через позитивную командную работу, чтобы достичь целей, которые никто не смог бы сделать в одиночку.Добейтесь максимальной отдачи от группы людей, поощряя значимый вклад и моделируя вдохновляющее и поддерживающее руководство.

Ага.

Если бы мне пришлось свести все эти привычки к двум, их бы получилось:

(1) Сделайте что-нибудь. Просто перестань сидеть сложа руки и прими меры. Каждую минуту, когда вы сидите и проверяете Facebook, вы ничего не предпринимаете, чтобы приблизиться к своей мечте

и

(2) Спланируйте свои действия. Не принимайте меры волей-неволей. На самом деле есть план. Продумайте все до конца. Сделайте одно дело в правильном порядке, прежде чем вам нужно будет сделать следующее, чтобы добраться туда, куда вы хотите.

Вот и все.

Кови построил империю за миллиард долларов на основе этих двух ядер знаний.

Но я гарантирую вам, что через два месяца, если вы встретите меня на улице и спросите, мне, вероятно, придется признаться, что я забыл эти два ключа к успеху.

Итак, я откинулся назад и понял, что есть одна вещь, которую я вспомнил, читая эту книгу 23 года назад, которая действительно осталась со мной на протяжении всей моей карьеры и оказала мне неизмеримую помощь.Это даже не привычка. Это матрица два на два, которая помогает напомнить вам, что нужно спланировать дела, прежде чем предпринимать какие-либо действия.

Вот она:

Матрица управления временем, описанная в книге Меррилла и Кови 1994 г. «Первое, что нужно», демонстрирующая … [+] элементы «второго квадранта», которые являются важными, но не срочными и поэтому требуют большего внимания для эффективного управления временем (Фото: Википедия )

Если вы помните одну и только одну вещь о книге «Семь навыков высокоэффективных людей», то вот она:

В начале каждой недели напишите матрицу размером два на два на чистом листе бумаги, где на одной стороне матрицы написано «срочно» и «не срочно», а на другой стороне таблицы написано «важно». и «не важно.»Затем напишите все, что вы хотите сделать на этой неделе.

Давайте подумаем о каждом квадранте:

Квадрант 1: Срочно-Важно. Это самые неотложные задачи, которые нам, вероятно, предстоит решить на этой неделе. Это разразившиеся кризисы. В эту категорию попадают самые срочные встречи или дедлайны. Когда мы тушим пожар, все это относится к этому квадранту.

Квадрант 2: не срочно — важно. Это то, что имеет значение в долгосрочной перспективе, но не принесет ощутимой пользы на этой неделе или даже в этом году.Мы знаем, что это то, к чему нам нужно добраться, но, вероятно, оттолкнемся. Это обед с важным контактом или клиентом. Построение отношений. Некоторое долгосрочное планирование. Это может быть посещение конференции, чтобы узнать о какой-то новой области, о которой вы немного слышали и которая звучит многообещающе, но может не привести ни к чему.

Квадрант 3: Срочно — Не важно. Эти задачи — главная причина того, что мы не добьемся большего успеха в долгосрочной перспективе. Они забивают наше время сегодня, но, когда мы оглянемся на эти вещи в конце недели, нам придется признать, что они были пустой тратой времени.Это случаются прерывания, например, телефонные звонки. Это плохо продуманные встречи, которые отнимают у нас время, но на которые мы должны приходить, потому что мы уже приняли приглашение. Это другие действия, которые мы говорим себе в тот момент, что должны делать, но — если бы мы остановили себя, чтобы по-настоящему задуматься — мы бы поняли, что они не так важны.

Квадрант 4: не срочно — не важно. Это мы делаем, потому что чувствуем, что устали и нам нужен перерыв.Это просмотр бессмысленного телешоу в конце дня. Он проверяет и перепроверяет Facebook и Twitter в течение дня, потому что мы думаем, что можем что-то упустить. Можно бездумно есть картофельные чипсы, даже если мы не голодны. Мы расставляем приоритеты в данный момент и, очевидно, получаем от них некоторое удовольствие, но на самом деле они не являются срочными или важными. Тем не менее, мы были бы удивлены, сколько времени мы тратим в течение недели на эти задачи.

Если вы просто тратите 30 минут в начале каждой недели на размышления об этих 4 квадрантах и ​​о том, на что вы хотите потратить свое время на следующей неделе, вы станете в 10 раз продуктивнее, чем обычно.

Вы быстро поймете, что каждую неделю вы тратите время только на срочные задачи. Это постоянная пожарная тревога. Вы просто пытаетесь убрать что-то со своей тарелки, чтобы вы могли подышать полсекунды и добраться до следующей чрезвычайной ситуации, чтобы уйти со своей тарелки.

Если кто-то остановил вас и спросил, помогает ли то, как вы тратите свое время на эти срочные задачи, достичь вашей долгосрочной цели (какой бы то ни было), например, создание собственной компании, попадание в новая отрасль или достижение следующего большого повышения по службе, вы, вероятно, скажете: «Нет, но мне просто нужно сделать это, чтобы освободить время в моем расписании, чтобы я мог заниматься этими делами.«

Только угадайте, что? Ты как хомяк на колесе. Вы никогда не освободите время в своем расписании. Вы всегда будете пить из пожарного шланга при выполнении этих срочных задач.

На самом деле, дела в бизнесе с момента публикации книги «7 навыков» в 1989 году только заставили нас больше сосредоточиться на срочном деле. Подумай об этом. Электронная почта, Интернет, сотовые телефоны, Twitter. Еще в 1989 году люди собирались в 5 вечера в пятницу и уезжали до 9 утра понедельника. Теперь мы всегда на связи и готовы ответить на самые свежие проблемы.

Вам никогда не придется беспокоиться о задачах в Квадранте 1 (срочных и важных задачах). Вам всегда придется о них позаботиться.

Вы должны — насколько можете — устранить задачи из квадранта 4 (не срочно и неважно). Просто скажи «нет» Facebook. Выключи их .. Они — отстойное время. Марк Цукерберг построил империю стоимостью 100 миллиардов долларов на нашей неспособности перестать заниматься делами из Квадранта 4!

Вам также необходимо строго ограничить работу с квадрантом 3 (срочно и неважно).Большинство из нас не осознают, как много из этого мы делаем каждый день, и думаем, что это важно, хотя на самом деле это не так. Благодаря лучшему осознанию и лучшему планированию вы действительно можете сократить эти вещи.

Самое важное, что вы можете сделать в своей карьере, связанное с этой простой матрицей два на два, — это делать что-то из Квадранта 2 (не срочно, но важно) каждый день. По крайней мере 10% вашего дня необходимо посвятить этому важному, но не срочному делу. В идеале вы тратите на это 30% каждого дня.

Я гарантирую, что вы не увидите цветов от посадки этих семян несколько месяцев, если не год. Однако, если вы будете продолжать это делать, сделав это частью своего обычного распорядка, вы будете абсолютно потрясены результатами через год или около того.

Появятся возможности. Подключения будут сделаны. Расцветут крепкие отношения. Все потому, что 8 месяцев назад вы нашли время, чтобы позвонить старому другу или знакомому — или, может быть, потому, что вы пошли на конференцию, которая вас действительно интересовала.

Может быть, это потому, что это матрица, а не набор слов, но я гарантирую, что если вы зашли так далеко в этой статье, вы всегда будете помнить эту матрицу два на два и начнете делать ее частью своей еженедельной рутины тайм-менеджмента. .

4 квадранта матрицы управления временем

Люди поступают по-разному, но знаете ли вы, что у большинства из нас общего?

Мы делаем в первую очередь самые срочные дела, не задумываясь о том, что это самое важное. Вы можете сказать «да», это нормально, потому что так обычно и поступают.

Правда в том, что вы ошибаетесь. И вот почему: все, что вы делаете в жизни, классифицируется.

Во-первых, это срочность дела (срочно или несрочно), а во-вторых, по важности (важно или не важно).

Затем мы можем создать следующие квадранты тайм-менеджмента:

  1. Прежде всего, это важные и срочные вопросы . Это такие вещи, как кризисы, чрезвычайные ситуации или сроки. Помните бизнес-предложение, которое вы работали сверхурочно, потому что его нужно сдать на следующий день? Это пример того, что нужно сделать прямо сейчас.Но это было напряженно, правда? Но помните, что это было дано за несколько недель до крайнего срока? Это указывает на то, как следует решать важные вопросы, прежде чем они станут неотложными, чтобы избежать стресса и конфликтов.
  2. Вторые — это вопросы важные, но не срочные. Это то, на чем вы должны сосредоточиться и потратить свое время. Все дело в планировании. Решение этих вопросов поможет вам выполнить задачу более эффективно. И при этом вы действительно узнаете больше из этих задач. Это квадрант возможностей, возможность учиться, улучшить себя или свои отношения с людьми и увидеть, что вас ждет.
  3. Третье — это не важные, а срочные вопросы . Это то место, где сидит большинство из нас. Мы склонны сосредотачиваться на срочном деле, не задумываясь о его важности. Проблема в том, что мы теряем из виду важные дела. Этот телефонный звонок во время вашего свидания с женой отклоняет вас от того, что вы должны отдавать приоритетом в данный момент. Это влияет на ваши приоритеты только потому, что это срочно.
  4. И, наконец, вопросы, которые не являются важными и не срочными. Очевидно, это то, что они называют расточителями времени. Таким образом, это в основном вопросы, на которые не следует тратить так много времени, как, например, бессмысленная прокрутка в Facebook или просмотр фильмов. Эти вопросы на самом деле не так полезны для вас, поэтому было бы полезно ограничить свое время на них.

Эта матрица решений, также известная как матрица четырех квадрантов тайм-менеджмента, является детищем Дуайта Эйзенхауэра, награжденного генерала армии и президента Соединенных Штатов.

Он сказал, что мы должны идентифицировать себя с несколькими ролями. Вы можете быть мужем, мамой, дочерью или бизнесменом.

Однако эти роли могут меняться. Они зависят от того, что вы считаете приоритетным. Эти приоритеты будут служить ориентирами для решения поставленных задач для каждой роли.

Допустим, на данный момент ваш приоритет — быть матерью, тогда вы уделяете больше времени заботе о своих детях.

Кроме того, другие роли должны будут справиться с изменением приоритета.Ваша осведомленность о каждой роли и ваших приоритетах позволяет вам все уравновесить.

Кроме того, если вы хотите лучше управлять своим временем — подумайте о приобретении программного обеспечения для учета рабочего времени для себя и своей команды. С помощью приложения, которое помогает вам отслеживать время, потраченное на задачи, вы можете анализировать, какие задачи занимают большую часть вашего рабочего времени, каковы приоритеты для вашей команды и как вы можете сократить время, затрачиваемое на выполнение задач.

В целом, цель Эйзенхауэра временной матрицы четырех квадрантов — добиться реального прогресса в жизни.Жизнь — это не просто быть наемным работником или начальником.