Как научиться распоряжаться своим временем: 5 приемов, которые помогут грамотно распоряжаться своим временем в течение дня

Как правильно распоряжаться временем: советы на каждый день. Как научиться планировать время

У каждого из нас есть распространенные заблуждения о времени. Одни вызваны врожденными особенностями организма, другие — установками, которые нам навязало общество, а третьи возникли непонятно как. Посмотрим, какие мифы относительно управления временем встречаются чаще всего и как изменить наше восприятие этого понятия.

Как часто у вас выдаются такие дни?

• Весь день вы крутились как белка в колесе, а вечером поняли, что успели совсем мало.
• Весь день вы ужасно скучали, а вечером поняли, что успели совсем мало.
• Весь день на работе вы только и думали, что о семейных и домашних делах, а как только вернулись домой, все ваши мысли заняла работа.
• Вы планировали целый день проработать над важным проектом, но вас то и дело отвлекали, а пока вы разбирались, незаметно настал вечер.
• День незаметно пролетел в череде скучных встреч.
• День прошел в пустой суете, и вы раздосадованы.

Если что-то из этого вам знакомо, будьте внимательны, потому что такие дни будут повторяться, пока вы что-то не измените.

Миф о балансе

Подумайте о важных областях своей жизни — общих категориях, которые требуют внимания, времени и сил. Вот эти области (в произвольном порядке):

• Физическая — забота о вашем организме, здоровье и среде обитания.
• Умственная/эмоциональная/духовная — забота о вашем разуме/духе.
• Финансовая — забота о ваших деньгах.
• Профессиональная — забота о вашей профессиональной деятельности.
• Семейная — забота о родных.
• Общественная/социальная — забота о близких людях вне семейного круга.

На это уходит огромное количество энергии, и многие хотят достичь «баланса» между этими сферами.

Я же скажу так. Желание достичь «баланса» — первая проблема. В нашем обществе не существует такого баланса. Даже если бы он и был, вам бы он не понравился.

Поскольку мы обсуждаем время, подумаем, каким был бы идеальный баланс. В сутках 24 часа, и в идеально сбалансированной жизни каждой из шести перечисленных выше областей уделялось бы ровно 4 часа в сутки — ни больше ни меньше. «Это же нелепо, нужно брать период дольше одного дня!» — скажете вы. Ладно, рассмотрим сбалансированную неделю. В неделе 168 часов, так что в сбалансированной нужно было бы выделять следующее:

• 28 часов на спорт и/или сон.
• 28 часов на чтение, молитвы, медитации и/или обучение.
• 28 часов на инвестиции/финансовое планирование.
• 28 часов на работу.
• 28 часов на полноценное общение с семьей.
• 28 часов на полноценное общение с друзьями и/или участие в общественной жизни.

Понимаете? Сбалансированная жизнь была бы невыносимой! Поэтому перестаньте нервничать из-за отсутствия баланса в вашей жизни! Ведь на самом деле вам нужен не баланс, а гармония.

Гармония означает: вы согласны с тем, что в вашей жизни нет баланса, и ставите задачу достичь такого соотношения, которое вас устроит. Такой образ жизни гораздо естественнее.

Миф о том, что временем можно управлять

Термин «управление временем» используется сплошь и рядом. Знаменитые гуру и целые компании строят свой бизнес на обучении клиентов более эффективному управлению временем.

Так вот: если говорить предельно точно, временем невозможно управлять. Оно просто проходит. Нельзя уволить время, не получится оценить его работу и заставить его вести себя иначе; нельзя изменить принципы начисления премий для времени, чтобы оно больше старалось. Управлять временем нельзя, так что не пытайтесь!

Течение времени остается только принять. А вот наши действия, приоритеты и методы сосредоточения или в нашей власти, или поддаются влиянию. Управляйте ими, и вы станете распоряжаться временем правильно.

Миф о нехватке времени

Как часто вы заявляете: «Просто у меня не хватило времени» или «Времени недостаточно»? Это еще одна распространенная ошибка. Важно понимать, что сама мысль о «нехватке времени» — ловушка. Думая так, вы создаете менталитет дефицита. А он сам по себе способен истощить вашу энергию настолько, что потерю будет трудно восполнить.

Вот два способа опровергнуть этот миф:

1. Математический. Как мы уже выяснили, у вас в неделе ровно 168 часов. Не больше и не меньше. Ни у кого не бывает больше или меньше часов, чем у остальных. Так что само понятие достаточного количества времени просто не имеет смысла.
2. Опытный. Недавно я консультировал клиента-священника, отца шестерых детей, который к тому же руководит кейтеринговой компанией. При обсуждении идеи «нехватки» времени он вдруг сказал: «Я только что понял: если что-то для меня важно, то у меня или есть время на это, или я его нахожу — всегда!». То же верно для всех нас. На самом деле «нехватка» возникает в моменты, когда мы придаем излишнюю важность вещам, которые этого не заслуживают: телепередачам, видеоиграм, алкоголю, переживаниям, лишнему сну по утрам, проблемам других людей.

Но если понятия баланса, нехватки времени и само управление им — только мифы, о чем мы здесь вообще говорим? Умение распоряжаться временем — действительно один из важнейших компонентов выдающейся жизни. Вот навыки, которые для этого понадобятся.

Умейте отличать важность от срочности

Мы часто по ошибке тратим время на дела, которые создают у нас мимолетное ощущение удовлетворения, но не приносят реальной пользы. Во многом это объясняется тем, что мы поддаемся влиянию срочности.

В любом нашем действии есть два компонента: важность и срочность. Необходимо понимать, что они не тождественны. Важность отвечает на вопрос: «Насколько сильно это влияет на мою жизнь?». Срочность — «Как скоро это должно случиться?». Это два совершенно разных вопроса.

Считается, что впервые название этому способу понимания наших действий дал президент Дуайт Эйзенхауэр, поэтому он называется «матрица Эйзенхауэра».

Квадрат 1 ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ Примеры: инфаркт, приближение крайнего срока, подача налоговой декларации. Вызывает чувство восторга, но изнуряет — будьте осторожны. Убивает вас, истощая ваши запасы энергии.	Квадрат 2 ВАЖНЫЕ, но не срочные Примеры: тренировки, постановка целей, уплата налогов. Потраченное здесь время — отличное ВЛОЖЕНИЕ, так как это сокращает количество времени, проведенного во всех остальных квадратах, к тому же приносит чувство большого удовлетворения!
Квадрат 3 СРОЧНЫЕ, но не важные Примеры: помехи, проблемы других людей. Тратя здесь время, вы заняты/устаете, но потом разочарованы, так как на самом деле ничего не достигли. Убивает, заваливая вас множеством мелочей.	Квадрат 4 Не срочные и не важные Примеры: бессмысленный просмотр телепередач, сплетни, другие «расхитители времени». Тратить время здесь просто скучно. Убивает вас, разрушая вашу душу.

Квадрат 1

Здесь находятся действия, которые одновременно важны (большое влияние) и срочны (ими нужно заняться сейчас). Это чрезвычайные жизненные обстоятельства. Если у вас выдавался день в квадрате 1, вы уставали, но это было приятно. Ведь вы блестяще справились с авралом и оказались на высоте в трудный момент. Ситуация была напряженной, но вы не подвели!

Добившись успеха в квадрате 1, вы чувствуете себя на верху блаженства, но здесь есть подвох. Вы можете пристраститься к такой жизни и, задержавшись там слишком долго, однажды столкнетесь с провалом. Либо вы попадете в трудное положение, которое окажется вам не по зубам, либо просто выдохнетесь.

Квадрат 1 вызывает чувство восторга, но и сильный стресс. Умение достичь цели в нем очень полезно, но постоянная жизнь в нем — удар по здоровью.

Квадрат 3

Вам известно, что некоторые дела отнимают время и силы, а взамен вы получаете мало или ничего. У вас возникает заблуждение, будто ваши действия важны, но в итоге вы понимаете, что ничего не совершили. Проведя день в этом квадрате, вы ощущаете усталость и опустошенность.

В наше высокотехнологичное время очень легко выбросить на ветер целую неделю, месяц или жизнь, оказавшись в квадрате 3. Если вы не научитесь устанавливать границы и следить за их соблюдением, отказываться от определенных действий и говорить «нет» некоторым людям, случится вот что.

Помехи и проблемы других людей поглотят вашу жизнь. Всю без остатка! И это произойдет, потому что вы это допустите.

К счастью, этого можно избежать. Если я сгущаю краски, пусть; просто я насмотрелся случаев, когда люди теряли годы в квадрате 3. Держитесь от него подальше!

Квадрат 4

Квадрат 4 состоит из действий, которые не важны и не срочны. Они влияют на вашу жизнь слабо или вообще никак, и никому не важно, выполняете ли вы их. Здесь находятся, например, бездумные перескакивания с одного телеканала на другой, бессмысленные игры, проверка своего кредитного рейтинга в третий раз за неделю и другие простые «расхитители времени».

Я не буду описывать этот квадрат подробно, потому что вы и так поймете, когда попадете в его ловушку. Скажу только, что он убьет вашу карьеру, здоровье, отношения с людьми, финансы и амбиции, и вы даже не получите от этого удовольствия. Очутившись в квадрате 4, начните делать что-то другое. Просто сверните с того пути, который завел вас в этот квадрат.

Жизнь в квадратах 1, 3 и 4 убьет вас так или иначе, так что рассмотрим единственный квадрат, проведенное в котором время — удачное вложение, а не трата.

Квадрат 2

Это важные, но не срочные дела. События, существенно влияющие на вашу жизнь, обычно начинаются с постановки сроков, до которых далеко; чаще конкретного срока нет. Например, тренировки, полноценное общение с семьей, постановка целей, чтение, молитвы сильно влияют на нашу жизнь, обогащают ее, и вы никогда не завершите эти действия. Вы будете выполнять их всегда и охотно, потому что они подпитывают вас, а не истощают. День, проведенный в квадрате 2, оставляет ощущение, что вы сделали нечто по-настоящему полезное для себя. И в конце такого дня у вас будет больше энергии, чем в начале.

Говорят, действительно важные дела обычно не бывают срочными, и наоборот. Подвох в том, что наш мозг запрограммирован природой реагировать не на важное, а на срочное. Положение усугубляется тем, что наше общество поощряет такой подход.

Все это значит, что если вы намерены тратить время с умом — на действительно важное, — то вам понадобится система. Ее мы сейчас и рассмотрим. Ваша система начинается с правильных вопросов.

Самые важные вопросы при управлении временем

Вы хотите получить план действий, который займет 2 минуты, но улучшит способы использования времени на всю оставшуюся жизнь? Запишите на листе эти три вопроса и поместите его на видное место.

1. В каком квадрате я нахожусь в данный момент?
2. Мои действия в данный момент помогают мне продвинуться к целям?
3. Лучший ли это способ распорядиться временем прямо сейчас?

Вот и все — три вопроса на листе. Слишком просто? Простота обманчива, ведь эти три вопроса — очень действенный прием для обучения вашего мозга. Они повышают осознанность: нельзя вырваться из западни, не зная, что вы в нее попали. Определив, в каком квадрате вы находитесь, вы автоматически побуждаете свой мозг к поиску более продуктивного пути. Спрашивая, продвигают ли вас нынешние действия к вашим целям, вы автоматически начинаете лучше осознавать свои цели. Задаваясь вопросом, действительно ли ваши нынешние действия — лучшее применение вашего времени, вы автоматически начинаете лучше осознавать, каким был бы оптимальный путь.

Задавайте себе только эти три вопроса несколько раз в день в течение недели, и вы заметите, что производите полезные коррективы в своих действиях гораздо быстрее. Делайте это постоянно в течение трех недель, и вы создадите положительный импульс в каждой области своей жизни.

Запишите эти три вопроса на листе бумаги прямо сейчас, если вы еще этого не сделали. А лучше сделайте один экземпляр для офиса, второй — для дома, третий — для машины. Повесив их там, вы улучшите свое осознание времени раз и навсегда.

Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов.

На эту тему написано немало книг и еще больше различных статей, и все же люди не устают говорить о тайм-менеджменте. И, несмотря на то, что информации об управлении временем масса, большинство как-то пропускают ее мимо себя. Или не хотят тратить время на прочтение книги, оправдываясь нехваткой времени.

В этой статье мы не будем советовать вам очередные книги, вы про них уже и так знаете. Дабы сохранить ваше бесценное время, и чтобы вам не пришлось бродить “по интернетам” в поисках годных и полезных советов, мы все их собрали в этой статье.

Практически каждого человека не устраивает его продуктивность. Чтобы понять, насколько реальность соответствует вашим ожиданиям, составьте список дел на день. Конечно, этот список должен быть в границах разумного, не нужно себе устраивать жизнь Золушки и пытаться впихнуть недельный объем заданий в один день. Здраво оцените, сколько времени уйдет на каждое из дел. Затем, по окончанию своего дня, посмотрите, сколько вы успели, а сколько дел еще не было сделано вами. Объясните самому себе, почему вам не хватило времени. Возможно, вы переоценили свои возможности или недооценили сложность задания, а возможно вы просто потеряли массу времени впустую.

Готовы поспорить, что в вашем случае ответом на вопрос “Почему я не успел сделать то, что запланировал?” будет что-то вроде “Ну, я ходил на перекуры/мне позвонили/я залип в соцсети и т.д.”. Получается, что вы просто неправильно управились со своим временем, позволив ему взять верх над вами.

Итак, что же нужно делать для того, чтобы перестать тратить время впустую? Мы собрали для вас советы, которые написаны во многих книгах по тайм-менеджменту, но только в этой статье они поданы кратко.

1. Заведите ежедневник

В предыдущих статьях мы не раз говорили о пользе ежедневника и о том, как его создать. И нет ничего удивительного в том, что в каждой статье и книге о тайм-менеджменте упоминается органайзер – это универсальный способ планировать свое время и следить за выполнением заданий.

2. Погружайтесь в работу полностью

Приучите себя полностью отдаваться делу (кстати это касается всего в жизни). Ныряйте в работу с головой, отвергая любой раздражающий фактор. Отключите телефоны, выйдите из соцсетей, наденьте наушники. Делайте все для того, чтобы в отведенное вами время на работу вы занимались только ей одной. Поверьте, вы скажете самому себе спасибо за это, когда сделаете задание быстрее, чем обычно, так как ничего не будет вас отвлекать.

3. Отдыхайте

Не нужно строить из себя супергероя, пытаясь работать 36 часов в сутки. Умейте четко разделять отдых и работу. Если вы пришли домой и проводите время с семьей – будьте добры отдаться этому полностью (предыдущий пункт, опять же). Таская в своей голове мысли о работе или, еще хуже, какие-то рабочие задания, вы рискуете не только вызвать раздражение и недовольство своих близких тем, что работа для вас всегда на первом месте. Если вы не будете полноценно отдыхать, вы не сможете набраться сил и возобновить свое желание работать. Цените свой отдых.

4. Назначайте себе дедлайны

Даже если их нет. Если вам нужно что-то выполнить, и этому заданию не были поставлены четкие сроки, то его все равно нужно сделать рано или поздно. Так вот лучше это задание сделать рано. Оно не будет висеть у вас над головой и вам будет легче. А еще дедлайны позволяют повысить продуктивность. Вспомните, как повышается производительность у студентов во время сессии. А все из-за жестких временных рамок, которые подстегивают работать не отвлекаясь.

5. Расставьте приоритеты

Это поможет вам понять, что стоит сделать в первую очередь, а что может и подождать. Важные и сложные дела всегда планируйте на утро, ведь продуктивнее всего работается до полудня. Возможно, вам проще работается в другое время суток, но если ваш рабочий день начинается с утра – все же сделайте самые важные дела до обеда. Если вы их отложите на потом, то вы рискуете просто не успеть их сделать.

6. Делите большие проекты на небольшие задания

Если у вас есть какой-то огромный проект, мысли о котором заставляют вас растеряться, то разделите его на пункты и вы увидитесь, насколько проще и понятнее он стал.

7. Планируйте встречи на утро

Зачастую зная, что предстоит встреча, мы боимся начинать работу над каким-либо заданием думая, что не успеем завершить его до встречи. Поэтому планируйте встречи на утреннее время, чтобы после них со спокойной душой заняться своей работой.

8. Снимайте с себя обязанности

Если есть возможность поручить какое-то задание кому-то другому – делайте это. Не всегда поговорка “хочешь сделать хорошо – сделай это сам” правдива на деле. Иногда лучше и выгоднее отдать часть своих дел другому работнику и заняться более важными заданиями.

9. Не прокрастинируйте

Ага, это тоже еще из одних пунктов, присутствующих в каждой статье и книге о тайм-менеджменте, и мы знаем, что вы его читали много раз. Но еще раз напомнить никогда не помешает. Занимайтесь прокрастинацией в перерывах, выделяйте себе время для этого важного задания, делайте что угодно, только не нужно прокрастинировать вместо работы. Отучайтесь от этого.

10. Объединяйте однотипные дела в блоки

К примеру, вам нужно пойти на встречу, ответить на письма и сделать звонки. Это все задачи одного типа и их стоит объединить в блок и сделать все вместе, не прерываясь на задания другого рода.

11. Делайте неприятные дела в первую очередь 

Не нужно откладывать самые неприятные задания на потом. Выпишите себе все дела такого типа и делайте по одному в день. Во-первых, вы наконец-то сделаете то, что должны были сделать давно, а во-вторых вы снимете со своих плеч этот груз и получите дозу мотивации. “Съедайте лягушку” в первую очередь, поверьте, так будет проще.

12. Работайте в определенное время

Свой организм можно приучить к чему угодно. Работайте каждый день в одно и то же время и тогда ваш мозг будет заранее настраиваться на работу.

13. Автоматизируйте все, что можно автоматизировать

Установите себе программу, которая автоматически присылает вам уведомление о новом письме, пришедшем на вашу почту. Вам не придется тратить время на постоянную проверку ящика. Подумайте о таких мелочах, которые можно автоматизировать и сделайте все для того, чтобы не тратить на эти мелочи свое время.

14. Учитесь у более опытных людей

Ищите профессионалов в своей сфере и учитесь у них. Знания помогут вам делать работу быстрее. Нет надобности изобретать колесо, просто прочтите статьи и книги по теме своей работы и применяйте знания на деле.

15. Оцените продуктивность своих инструментов

Подумайте, что может мешать вам работать быстрее. Возможно, у вам слишком медленный интернет или компьютер. Иногда проще поменять какой-то из инструментов, тормозящих вашу работу, и тратить меньше времени на выполнение задания.

16. Не торопитесь

Несмотря на то, что всю статью мы только и говорим о более быстром выполнении заданий, не стоит делать дела в спешке. Исправление ошибок, которые вы можете наделать, если будете торопиться, займет больше времени, чем кропотливое и неспешное выполнение задания.

17. Наведите порядок на рабочем столе

Уберите все ненужное со стола. Никто не говорит вам соблюдать идеальный порядок, не всем удобно работать за пустым столом. Не стоит держать на своем рабочем столе вещи, которые могут вас отвлечь. Уберите все отвлекающие штуки и оставьте только то, что пригодится вам во время работы.

18. Не бойтесь отказать

У нас недавно была статья про силу слова “нет”. И если вы сомневаетесь, стоит ли отказывать тем или иным предложениям – прочтите ее. Иногда можно сказать “нет” и сэкономить на этом массу времени.

19. Не бойтесь экспериментировать

Иногда придуманный вами метод работы может оказаться для вас более эффективным, чем все существующие методы вместе взятые. Так что не бойтесь что-то менять в своем рабочем процессе. В крайнем случае вы всегда можете восстановить старый режим работы.

20. Анализируйте

Просматривайте список запланированных заранее дел и вычеркивайте выполненные. Так вы не только сможете увидеть свою результативность, но и мотивировать себя. Также прокручивайте прошедший день у себя в голове и думайте над тем, что вам мешало добиться желаемого результата и каким образом вы можете еще больше повысить свою продуктивность.

12 лучших навыков тайм-менеджмента, которые помогут вам в жизни

Вы когда-нибудь ловили себя на фразе: «В сутках просто не хватает часов»? Все время от времени так себя чувствуют, будь вы работающим родителем, занятым предпринимателем, студентом или любым другим человеком в нашем быстро меняющемся мире. А теперь подумайте об этом так: у всех одинаковое количество часов в сутках. Так что же отличает Уоррена Баффета и Шерил Сандберг от всех нас? Ответ — навыки тайм-менеджмента.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент — это ваша способность эффективно использовать свое время, быть продуктивным и выполнять не только повседневные задачи, но и более важные жизненные цели. Это означает знание разницы между занятостью и продуктивностью: когда вы заняты, ваш разум занят списком дел, перескакивая с одной задачи на другую, не сосредотачиваясь ни на чем. Когда вы продуктивны, у вас есть план выполнения всего, что вам нужно сделать, и вы можете сфокусироваться на своих целях.

Управление в режиме реального времени выходит за рамки составления ежедневника или написания бесконечного списка дел, который только кажется, что он становится длиннее, а не короче. Навыки тайм-менеджмента включают в себя способность ставить цели, фокусироваться, организовывать, расставлять приоритеты, общаться и делегировать полномочия. Навыки тайм-менеджмента на мероприятиях особенно важны, что может подтвердить Тони Роббинс. Вы хотите быть эффективными, продуктивными и создавать счастливых клиентов или гостей.

Первый шаг на пути к совершенствованию навыков тайм-менеджмента — осознание того, что это умственная игра, в которой может освоить каждый. В конечном счете, ответ на вопрос «Что такое навыки тайм-менеджмента?» зависит не от внешних инструментов, а от вашего внутреннего состояния.

Разблокируйте мощные навыки тайм-менеджмента

Откройте для себя метод быстрого планирования

12 лучших навыков тайм-менеджмента Тайм-менеджмент. Время — это не ресурс, который вы не можете контролировать. Вы можете использовать эти 12 навыков тайм-менеджмента, чтобы использовать эти часы в полной мере.

Навык тайм-менеджмента №1: Цель

Если вы хотите построить успешную карьеру, найти больше увлечений в своей жизни или уделить время своему здоровью и благополучию, все примеры навыков тайм-менеджмента начинаются с одной основы: найти свою цель. Использование своих часов для достижения результатов, которые вы цените больше всего, поможет не только принести вам успех, но и поддержит чувство удовлетворения, которое приходит от достижения ваших целей.

Хотя такого понятия, как баланс между работой и личной жизнью, не существует, поиск своей цели также может помочь вам найти реальное решение: интеграцию работы и личной жизни. Найдите свою миссию и включите ее в свою жизнь, чтобы ваша работа не ощущалась как работа — она оживляла вас. Это именно то, что вы получите с хорошими навыками тайм-менеджмента.

Навык тайм-менеджмента №2: Вера

Навыки тайм-менеджмента касаются не только времени, но и всего вашего мышления. Вы должны изменить свою точку зрения, отпустить убеждения, которые сдерживают вас, и посвятить себя жизни, которой вы хотите. Это начинается с изменения вашей истории. Если вы всегда думали, что «в сутках просто не хватает часов», вы поверите, что никогда не сможете достичь всего, чего хотите. Если вы всегда чувствовали себя неорганизованным и рассеянным, вы поверите, что вы безнадежный случай.

Существует множество других ограничивающих убеждений, которые могут сдерживать вас, но все они имеют один и тот же результат — вы терпите поражение, даже не начав. Но когда вы создадите воодушевляющую историю, основанную на вашей способности научиться улучшать навыки тайм-менеджмента, вы откроете чувство уверенности, которое приходит только от глубокой веры в себя.

Навык тайм-менеджмента №3: ​​Фокусировка

«Куда направляется внимание, туда течет энергия», — говорит Тони. Первый шаг — понять, чего вы действительно хотите, а затем согласовать свои конечные цели с действиями, которые вам нужно предпринять сегодня. Если задачи, которые вам нужно выполнить, не соответствуют тому, что действительно важно для вас — вашим основным ценностям, — тогда у вас никогда не будет времени на их выполнение. Это методология, лежащая в основе Метода быстрого планирования Тони: сосредоточившись на результате, вы развиваете организацию, необходимую для достижения ваших целей.

Часто мы позволяем себе терять фокус и прерываться в качестве костыля, когда испытываем неприятные эмоции, такие как скука, разочарование или отсутствие интереса. Это выученные, вызывающие привыкание реакции, и мы можем начать преодолевать их и менять свое поведение, применяя эффективные навыки тайм-менеджмента вместо того, чтобы отступать, когда задача становится сложной.

Навык тайм-менеджмента № 4. Разделение на части

Улучшение навыков тайм-менеджмента начинается с сосредоточения внимания на том, чего вы действительно хотите — будь то укрепление ваших отношений, ускорение карьеры, открытие собственного бизнеса или здоровый образ жизни. Оттуда создавайте более мелкие цели, которые ведут к желаемому конечному результату. Тони говорит: «Большая часть твоего стресса связана с тем, что ты думаешь о слишком многих вещах одновременно».

 Если вы сталкиваетесь с огромным количеством задач, связанных с результатом, помните, что вы можете создавать лучшие списки дел, разбивая все связанные задачи на более мелкие группы, чтобы ими было легче управлять и решать. Таким образом, вы сможете лучше визуализировать и определить шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели.

Тони объясняет силу фрагментации и то, как она помогает сосредоточить ваше внимание на том, что действительно важно.

Навык тайм-менеджмента №5: расстановка приоритетов

Откуда вы знаете, куда направить свою энергию, чтобы увидеть желаемые результаты? Как узнать, работаете ли вы над своими основными ценностями? Проведите аудит основных ценностей: отслеживайте свою деятельность в течение двух недель, отмечая, с какими основными ценностями связаны ваши действия, и внимательно проверяйте себя, оценивая, как приблизиться к своим целям.

Записав прогресс за несколько недель, объективно взгляните на то, как вы проводили время. Исключите любую деятельность, которая не связана с вашими основными ценностями и целями. Замените эти действия, такие как слишком частое посещение социальных сетей, чем-то, что служит вашему окончательному плану, например, приготовлением здоровой пищи или регулярными физическими упражнениями. После нескольких недель практики вы обнаружите, что не пропускаете отнимающие много времени задачи, которые вы исключили.

Навык тайм-менеджмента №6: Постановка целей

Лучшие цели — это SMART-цели: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные к временным рамкам. Четко определите результат, которого вы планируете достичь, и обозначьте время, необходимое для достижения цели. Вместо того, чтобы говорить себе, что вы хотите похудеть в этом году, поставьте перед собой четкую цель: один фунт в неделю или пять фунтов в месяц. Не забывайте быть реалистом. Если вы говорите себе, что собираетесь перейти от менеджера среднего звена к генеральному директору в вашей компании, это будет невероятная цель, но вы понимаете, что это может занять больше шести месяцев.

Теперь создайте масштабный план действий. Спросите себя: какие действия приносят наибольшую пользу? Как только у вас появится направление для движения, вы лучше поймете, какие действия заслуживают вашего внимания, а какие нет. Конкретизируя свои результаты и имея четкое представление о том, что они из себя представляют и почему вы их хотите, вы можете сфокусироваться на лазерном наведении, необходимом для их достижения. Не только это, вы почувствуете большее чувство удовлетворения, когда достигнете своих целей.

Навык тайм-менеджмента №7: настойчивость

Возможно, у вас было время, когда вы неохотно говорили «да» чему-то, а потом сожалели об этом. В конце концов, вы либо скрепя сердце выполняли задание, хотя у вас не было времени, либо вылетали из колеи. Говоря «нет» в первую очередь, вы экономите время, чтобы сосредоточиться на том, что важно для вас . Вы также можете практиковать настойчивость, устраняя отвлекающие факторы. Блокируйте веб-сайты, если вам нужно. Поместите уведомление «Нет на месте» или «Не беспокоить» в своих учетных записях. Ваше время ваше , так что контролируйте свое рабочее пространство и время, чтобы успевать больше.

Хотя мы часто склонны думать иначе, напористость — это не то же самое, что быть агрессивным или не заботиться о других. Это самый здоровый из стилей общения, потому что он позволяет вам слушать и уважать мнение других, а также ставить себя на первое место. Научиться быть более настойчивым — один из лучших примеров навыков тайм-менеджмента.

Навык тайм-менеджмента №8: Пауза

Если вам трудно сказать «нет», один из лучших способов улучшить навыки тайм-менеджмента — немедленно перестать отвечать. Подумайте об этом: слишком часто люди просят нас что-то сделать, и мы сразу соглашаемся. Затем у нас есть обязательство, которого мы придерживаемся. Вместо того, чтобы отвечать сразу и давать ответ, о котором вы потом пожалеете, отойдите от электронного письма или скажите человеку, что вам нужно подумать об этом.

Не делать мгновенную фиксацию в течение одного месяца. Вместо этого найдите время и убедитесь, что вы посвящаете себя только тем задачам или действиям, которые поддерживают ваши основные ценности и цели. Если что-то, что кто-то просит вас сделать, не соответствует этим ценностям и целям, будьте смелыми и вежливо откажитесь. В конце месяца оцените: сколько времени вы сэкономили? Насколько больше вы чувствуете себя удовлетворенным тем, что вы сделали?

Навык тайм-менеджмента №9: Ответственность

Чего стоят навыки тайм-менеджмента, если вы не считаете себя ответственным? Ничего. Вот один из лучших примеров навыков тайм-менеджмента — в области жизни, которую вы, возможно, не ожидаете. Предположим, вы хотите укрепить отношения со своим партнером и решили использовать час своего дня, чтобы уделить этому человеку внимание, которого он заслуживает. Но пока вы сидите там, ваш телефон вибрирует в вашем кармане. Что вы делаете?

Вместо того, чтобы проверять свой телефон, оставайтесь приверженными своему целевому результату — более здоровым, более страстным отношениям с человеком, которого вы любите, — и уделяйте своему партнеру внимание, которого он заслуживает. Сосредоточившись на своей конечной цели и позволив телефонному разговору подождать час или больше, вы достигнете результата, который больше всего соответствует вашим основным ценностям, и принесет вам больше удовлетворения, чем проверка телефона.

Навык тайм-менеджмента №10: Правило 20 минут

Вы знаете, когда вы «в зоне»? Вы неудержимы. Что, если бы вы могли попасть в зону, когда захотите? 20-минутный блок приращений — один из самых мощных навыков тайм-менеджмента, потому что он позволяет вам делать именно это.

Приготовься; дайте себе знать, что вы собираетесь сосредоточиться на чем-то важном. Подготовьтесь к выполнению задания и поставьте будильник на 20 минут. Пока не зазвенит будильник, отдайте этой задаче все, что у вас есть, ни на что не отвлекаясь. Когда сработает будильник, решите, собираетесь ли вы отложить задачу или закончить ее. Сделайте небольшой перерыв, затем вернитесь к этой задаче. Повторяйте процесс, пока задача не будет выполнена.

Работая над своими задачами в течение этих 20-минутных отрезков, вы сможете втянуть себя в зону по мере необходимости, вместо того, чтобы надеяться попасть в нее случайно. Со временем вы сможете погрузиться в это мышление самостоятельно, без помощи таймера.

Навык тайм-менеджмента №11: делегирование полномочий

Хотите быть лучшей и наиболее эффективной версией себя? Аутсорсинг задач — это важнейший навык, которым должен овладеть каждый успешный предприниматель и генеральный директор из списка Fortune 500, и вы тоже. Когда вы можете делегировать задачи, делайте это.

Подумайте об этом так: если вы слишком сосредоточены на выполнении гигантского списка второстепенных задач каждый день, вы не сможете сосредоточиться на более важных целях и основных ценностях. Также стоит помнить, что, делегируя полномочия, когда это возможно, вы помогаете себе расти, потому что вы даете себе пространство для самостоятельного выполнения самых новых и сложных задач и можете делегировать кому-то другому выполнение более мелких повседневных задач в вашем списке дел.

Навык тайм-менеджмента №12: забота о себе

Если это кажется нелогичным — это не так. Самые успешные люди в мире знают о важности заботы о себе. Уоррен Баффет играет в бридж и играет на укулеле в свободное время. Опра Уинфри медитирует. Саймон Коуэлл лазает по деревьям и смотрит мультфильмы! Дело в том, что иногда лучшее, что вы можете сделать, — это дать своему мозгу отдохнуть от текущей задачи.

Отправляетесь ли вы в отпуск на Гавайи или прогуливаетесь в обеденное время по своему офисному зданию, перерыв дает вашему мозгу возможность перезагрузиться. Это повышает творческий потенциал и концентрацию и приводит к лучшему решению проблем. Если вам интересно, как улучшить тайм-менеджмент, и вы чувствуете, что сделали все возможное, отойдите на минуту или две. Вы вернетесь с новой концентрацией и энергией.

Наши графики загружены как никогда, и неудивительно, что тревога стремительно растет. Когда вы постоянно в пути, ваш мозг остается в состоянии повышенной готовности и стресса, что в конечном итоге может изменить его химию. Навыки тайм-менеджмента позволяют перевести дыхание, снизить уровень стресса и дать себе передышку.

Навыки эффективного тайм-менеджмента лежат в основе более счастливой и полноценной жизни, потому что вы сможете сосредоточиться и добиться результатов, которые движет вашей страстью. Представьте себе это сильное чувство умиротворения, которое приходит с удовлетворением от того, чего вы достигли; это чувство находится в ваших руках, пока вы берете на себя обязательство восстанавливать свое время и работать для достижения своей цели. С правильной структурой управления временем и превосходными навыками управления временем вам больше не нужно представлять себе это состояние — вы можете достичь его и жить в нем.

Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

Возьмите под контроль и составьте план управления своей жизнью, а не только своим временем. Тренер по результатам может помочь.

Узнать больше

Хотите добиться реальных результатов СЕЙЧАС? Заполните форму ниже, чтобы запланировать БЕСПЛАТНУЮ 30-минутную сессию с тренером по стратегии результатов Тони Роббинса.

Вводя свою информацию на веб-сайте Tony Robbins, вы соглашаетесь с тем, что мы можем собирать и использовать вашу личную информацию в маркетинговых и других целях, как указано в нашей Политике конфиденциальности, с которой мы рекомендуем вам ознакомиться.

Этот веб-сайт использует файлы cookie для персонализации вашего опыта и целевой рекламы. Продолжая использовать наш веб-сайт, вы принимаете условия наших обновленных политик. день. Но почему кажется, что некоторые люди способны извлечь максимальную пользу из каждой минуты дня? Хотите верьте, хотите нет, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с использования этих 20 супермощных советов по тайм-менеджменту.

1. Создайте аудит времени.

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, первый шаг, который вам нужно сделать, это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что отправляете электронные письма только 30 минут, но на самом деле эта задача съедает час вашего дня.

Самый простой способ следить за своим временем — загрузить приложение, например RescueTime, Toggl или приложение «Календарь», чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. С помощью этой информации вы сможете внести соответствующие коррективы.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать дела на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Так что, если я начал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В каком-то смысле это становится игрой.

Поскольку я устанавливаю буферы между задачами и действиями, если я не выполняю задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, зарезервированное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не отказывайтесь от задач.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить», — предлагает Уильям Липовски.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задание. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, как только вы сможете это сделать. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени».

4. Планируйте заранее.

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на то, чтобы навести порядок в офисе и составить список самых важных дел на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 самых срочных и важных дела, которые нужно решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проводите утро на MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. А если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Брутто? Конечно. Но смысл, который подчеркивал Твен, заключается в том, что вы должны позаботиться о своих самых больших и сложных задачах утром, то есть о самых важных задачах (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк управления временем. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше решать эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы прожить остаток дня.

6. Научитесь делегировать/аутсорсингу.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то другому делать работу, которую раньше делали они. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку, а это значит, что у вас остается больше времени для более важных задач или выполнения меньшего объема работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера. И, если вы решите пройти внутреннее обучение, первоначальные инвестиции в конечном итоге окупятся.

7. Устранить полуработу.

«В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то сделать. Мы редко полностью погружаемся в стоящую перед нами задачу».

Клир назвал это «полуработой», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
• Вы пробуете новый режим тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что прочитали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают по электронной почте.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинчатой ​​работы, результат всегда один: вы никогда полностью не занимаетесь поставленной задачей, редко посвящаете ее работе в течение длительного периода времени и вам потребуется в два раза больше времени, чтобы сделать в два раза меньше», — добавляет Клир.

Клир обнаружила, что лучший способ избавиться от половинчатой ​​работы — выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выкроит несколько часов, чтобы посвятить их важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сосредоточенную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы выполняете только половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то, очевидно, вы хотите открыть для себя что-то полезное в тайм-менеджменте, и я буду более чем счастлив помочь вам в этом. Но если вы боретесь с тайм-менеджментом, решение может быть таким же простым, как изменение вашего графика.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, проснуться на час раньше. Лично я считаю 5:15 утра самым продуктивным временем дня, так как это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над сторонними проектами, не отвлекаясь.

Кроме того, подумайте о том, чтобы вставать раньше по выходным и, возможно, сократить количество просмотров телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Мгновенное перескакивание с одной задачи или встречи на другую может показаться хорошей тратой времени, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и перезарядиться, отправившись на прогулку, помедитировав или просто помечтав. В конце концов, человеческий мозг может концентрироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю 25 минут между задачами и встречами идеальным запасом времени.

10. Будьте организованны и выполняйте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить время и деньги, наведите порядок.

Для начала создайте дом для всего и убедитесь, что вещи лежат на своих местах. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И запустите однозадачность. Большинство людей называют многозадачность главной причиной потери предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов приходятся на 20% вложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно приходится на 20% клиентов, — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны управлять своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов зависит от 20% ваших действий».

Ренцо предлагает начать с ежедневного просмотра своего расписания или списка дел. Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из своего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас активнее работать над наиболее важными задачами».

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари долгое время были основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать собрания и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события.

Лично я использую Календарь Google. Я думаю, что это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar также работают хорошо.

13. Перестаньте быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто никогда не будет достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Так что перестань быть идеальным. Его не существует. Делайте все возможное и двигайтесь дальше.

14.

Просто скажи «Нет».

Я знаю, что ты не хочешь никого расстраивать. Но вы можете справиться только с таким количеством. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививать ключевые привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «ключевые привычки». Но какие они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и побуждают к другим хорошим привычкам. В результате вы станете здоровее, сосредоточеннее и лучше сможете управлять своим временем.

16. Не тратьте время на ожидание.

Буду честен. терпеть не могу ждать. Дело не в том, что я нетерпелив. Просто я знаю, что это время лучше потратить в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время впустую, я нашел способы извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или планирую будущий пост в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем в Америке поездка на работу занимает более 26 минут? И, что еще хуже, ежедневные поездки на работу становятся все длиннее. Добавьте к этому время, необходимое для подготовки, и вы легко увидите, сколько времени тратится впустую на то, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, удаленная работа даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую источники вдохновения, такие как TED Talk или биографии. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Объединяйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня.